YLEISTÄ

Tämä ohje koskee erääntyneiden myyntisaamisten muistutusprosessia Business Centralissa.

Muistutusprosessin eteneminen voidaan ohjata noudattamaan ennalta määriteltyjä vaiheita. Muistutus prosesseja voi olla useita, ja ne voidaan sitoa halutuille asiakkaille.

MUISTUTUSEHTOJEN MÄÄRITYS

Käytössä olevat muistutusehdot määritellään ”Muistutusehdot” luettelo -näytöllä:

KENTTÄ	SELITE	PAKOLLISUUS	TARKASTUS SUOSITUS
Koodi	Muistutusehdon yksilöivä koodi
Kuvaus	Muistutusehdon kuvaus
Huomautusaika	Informatiivinen tieto muistutusprosessin ylityskaudesta
Muistutusten enimmäismäärä	Kuinka monta muistutusta asiakkaalle lähetetään yhdestä laskusta
Kirjaa korko	Jos muistutuksella esitetään korko erääntyneelle summalle, kirjataanko se reskontraan uudeksi avoimeksi saamiseksi (Ei yleensä käytössä)
Kirjaa lisämaksu	Jos muistutuksella esitetään laskutuslisä muistutuksen johdosta, kirjataanko se reskontraan uudeksi avoimeksi saamiseksi (Ei yleensä käytössä)
Kirjaa lisämaksu riviä kohti	Jos muistutuksella esitetään laskutuslisä muistutuksen johdosta, kirjataanko se muistutuksen rivikohtaisesti reskontraan uusiksi avoimiksi saamisiksi (Ei yleensä käytössä)
Vähimmäissumma	Vähimmäissumma erääntyneille saamisille, jonka jälkeen muistutus luodaan.

MUISTUTUSTASOJEN MÄÄRITYS

Muistutustasoilla tarkoitetaan muistutusprosessivaihekohtaisia ohjaustietoja. Tasot näytölle pääsee muistutusehdon ”Tasot painikkeella”

Muistutustasot näytöllä esitetään ohjaustiedot jokaiselle muistutusprosessin vaiheelle:

KENTTÄ	SELITE	PAKOLLISUUS	TARKASTUS SUOSITUS
Nro	Muistutustaso (1 = ensimmäinen muistutus, 2 = toinen muistutus jne.). Muistutustasojen määrää ei ole rajattu.
Ylityskausi	Aika, joka tulee kulua saamisen erääntymisestä ennen kuin muistutus muodostetaan. Usean muistutuksen tapauksessa ylityskausi lasketaan edellisen muistutuksen eräpäivästä
Eräpäivän laskenta	Muistutuksen eräpäivän määritys suhteessa muistutuksen päiväykseen
Laske korko	Esitetäänkö muistutuksella erääntyneiden saamisten korko. Käyttö edellyttää viivästyskuluehtojen käyttöä, jossa määritelty korkoprosentti
Lisämaksu (PVA)	Laskutuslisän euromääräinen suuruus. Jos kenttään asetetaan summa, se tulostuu muistutukselle
Lisämaksu rivisummaa kohti (PVA)	Laskutuslisän rivikohtainen suuruus. Jokaisesta erääntyneestä saamisesta laskutetaan oma laskutuslisä (Ei yleensä käytössä)
Lisämaksun laskentatyyppi	Yleensä ”Kiinteä”, jolloin käytetään edellisissä kentissä määriteltyä euromäärää
Lisämaksu rivikuvausta kohti	Rivikohtaiselle lisämaksulle tulostuva saateteksti

MUISTUTUSTEN SAATETEKSTIT

Jokaiselle muistutustasolle voidaan määrittää haluttu saateteksti. Saateteksti voidaan käsitellä ennen muistutusrivitietoja tai niiden jälkeen. Saatetekstit määritellään muistutustasot -näytön taso painikkeen kautta aktiiviselle muistutustasoriville:

Tekstit voidaan määrittää vapaamuotoisesti valitulle alku- tai lopputekstinäytölle:

Seuraavilla operaattoreilla saateteksteihin voidaan sisällyttää dynaamisia tekstin osia:

OPERAATORI	SELITE
%1	Muistutuksen päiväys
%2	Muistutuksen eräpäivä
%3	Korkoprosentti (asiakkaan viivastyskuluehdoista)
%4	Muistutuksen erääntyneiden tapahtumien yhteenlaskettu jäljellä oleva saldo
%5	Mustutukselle laskettu korko
%6	Muistutuksen lisämaksun määrä
%7	Muistutuksen kokonaissumma (sis. korot & laskutuslisät)
%8	Muistutuksen taso
%9	Muistutuksen valuutta
%10	Muistutuksen kirjauspäivä
%11	Muistutuksen lähettävän yrityksen nimi

MUISTUTUSEHDON KYTKEMINEN ASIAKKAALLE

Laadittu muistutusehto voidaan kytkeä yhdelle tai useammalle asiakkaalle. Jos asiakkaalle ei ole kytketty mitään muistutusehtoa, asiakkaalle ei muodostu muistutuksia. Muistutusehto kytketään asiakaskortin Maksut -välikkeellä:

Esimerkkiasiakkaalla erääntynyttä saldoa, jonka voi todeta asiakaskortin tietoruudusta.

MUISTUTUSEHDOTUKSEN LUOMINEN

Business Central laatii listauksen muistutuksista ”Luo muistutukset” -eräajolla asiakkaille annettujen parametrien mukaisesti. Eräajo laatii avoimet muistutukset, jotka voidaan hyväksyä ja lähettää asiakkaalle tai poistaa ilman lähetystä. Ehdotuksia voi myös osittain muokata tarvittaessa.

Luo muistutukset käynnistää ”Muistutukset” näytöltä käsittely painikkeen alta:

Luo muistutuksia -eräajo tarjoaa parametri-ikkunan, jossa voidaan rajata muistutuksien laadintaa esimerkiksi asiakastietojen pohjalta:

KENTTÄ	SELITE	PAKOLLISUUS	TARKASTUS SUOSITUS
Kirjauspvm	Mille päivälle muistutustapahtuma rekisteröidään Business Centralissa
Asiakirjan pvm.	Muistutustulosteelle ohjattava muistutuksen päiväys. Vaikuttaa myös eräpäivän laskentaan
Vain tapahtumat, joissa erääntyneitä summia	Tuodaanko muistutukselle vain erääntyneet saatavat
Sisällytä pidossa olevat tapahtumat	Tuodaanko muistutukselle selvityksessä (estossa) olevat asiakastapahtumat
Käytä otsikkotasoa	Ei käytetä.
Suodatus	Mahdollisuus suodattaa asiakakkaan perustietokortilla muistutusajoa mm. olevilla tiedoilla Jos tyhjä, kaikille asiakkuuksille luodaan muistutus, joilla erääntynyttä saldoa

Ok luo muistutusehdotukset muistutusluettelolle:

Keskeneräiselle muistutukselle voidaan porautua rivikohtaisesti:

Muistutus voidaan hyväksyä ja lähettää komennolla lähetä. Lähetä komento voidaan antaa asiakirjakohtaisesti muistutuksen käsittelypainikkeen alta:

Tai vaihtoehtoisesti muistutusluettelolta, jos halutaan samaan aikaan luoda suurempi erä asiakkaille lähteviä muistutuksia:

HYVÄKSYTTYJEN MUISTUTUSTEN TULOSTAMINEN

Hyväksytyt muistutukset siirtyvät automaattisesti ”Lähetetyt muistutukset” -näytölle, josta ne voidaan tulostaa:

ASIAKASKOHTAISET MUISTUTUKSET

Lähetettyjä muistutuksia voidaan tarkastella Lähetetyt muistutukset -luettelon lisäksi asiakaskohtaisesti asiakkaan kortin kautta:

MUISTUTUKSEN MERKINTÄ RESKONTRATAPAHTUMALLA

Muistutuksen lähettäminen merkitään asiakastapahtumalle, eli myyntireskontratapahtumalle, ja muistutus esitetään asiakastapahtuman tietoruudussa.

Porautumalla tästä päästään lähetetyn muistutuksen näytölle, josta muistutusdokumentti avattavissa:

¹

^I