Päivämäärät ostoprosessissa
- Eija-Riina Laakso
Päivämäärät ostoprosessissa Business Centralissa
Päivämäärät ostotilauksella saavat usein käyttäjät hämilleen, mutta yritetään kertoa mihin päivämääriä voisi käyttää. Tämä on pitkä ja monisyinen juttu, mutta koitetaan vääntää koko ketju auki.
Kun olet miettinyt ostoprosessisi, niin voit siirtää prosessisi kannalta olennaiset kentät näppärästi nippuun ja poistaa turhat päivämäärät näkyvistä (BC perustoiminnallisuuden ”mukauta sivu” avulla).
Lähdetään ihan alusta perusparametreista, jotka vaikuttavat päivämääriin. Nämä on yleensä laitettu käyttöönottovaiheessa kuntoon, käydään silti läpi yleisellä tasolla.
Asetus | Kuvaus |
Varastonhallinnan asetukset | Varastonhallinnan asetuksissa on kenttä, joka vaikuttaa ”Oletetun Vastaanottopvm” -kentän arvon laskentaan. Kentän nimi on ”Saap.f.var käsittelyaika”. Eli jos kaikilla varastoilla on sama käsittelyaika, niin silloin kannattaa käyttää tätä.
|
Sijainti | Sijainnin asetuksissa on kenttä, joka vaikuttaa ”Oletetun Vastaanottopvm” -kentän arvon laskentaan. Kentän nimi on ”Saap.f.var käsittelyaika”. Eli jos kaikilla varastoilla ei ole sama käsittelyaika, niin silloin kannattaa käyttää tätä. |
Nämä parametrit mahdollistavat sen, että oikeasti voidaan huomioida varaston käsittelyyn vaadittava aika oston erilaisten aikojen laskennassa.
Toimittajatiedoissa on yksi parametri, joka vaikuttaa ostotilauksen päivämääriin, Toimitusajan laskenta. (Tämä parametri määrittää päivämääräkaavan ajalle, joka kuluu nimikkeen täydentämiseen, esim. eli tuotteen hankintaan menee tältä toimittajalta keskimäärin 2VI tai 14P, tms.). Tämä tieto voi perustua toimittajan ostosopimukseen.
Toimitusajan laskenta vaikuttaa vastaavasti kaikkiin tuotteisiin, joita ostetaan kyseiseltä toimittajalta. Lisäksi toimittajalla on tieto maksuehdot, joka vaikuttaa eräpäivän laskentaan ostotilaukselle.
Kun toimittaja valitaan nimikekortilta, haetaan toimittajan tiedoista toimitusajan laskenta arvo. Nimikekortilla voidaan arvoa muuttaa poikkeavaksi.
BC:ssa on myös toinen tapa kertoa ostotilaukselle ”toimittajan toimitusaikaa”. Tätä käytetään, jos nimikkeellä on useita toimittajia.
Aiheeseen liittyvät tiedot – Ostot – Toimittajat:
Eli logiikka on selkeä, Toimittajalta tulee nimikekortille tai toimittajan nimiketietoihin oletukset, kun uusi nimike luodaan.
HUOM: Jos muutat toimittajalle toimitusajan laskentaa, se ei automaattisesti päivity nimikekortille tai toimittajan nimikekortille nimikkeille, joita on perustettu. Tämä mahdollistaa sen, että käyttäjä voi itse ylläpitää nimiketasolla poikkeuksia.
Jos teille tulee päivitystarpeita, rapidilla saa nimike- ja toimittajakohtaiset nimikekortit helposti päivitettyä. Kyselkää vaan apua.
Ostotilaus:
Tässä on lista kaikista ostotilauksen päivämääräkentistä ja lyhyt kuvaus käyttötarkoituksesta.
Otsikkotaso:
Kenttä | Kuvaus |
|
Asiakirjan pvm | Kertoo päivän, jolloin ostotilaus on tehty. Ja sen pohjalta määritetään ostotilauksen eräpäivä (laskutus & ennakkolasku) | Document Date |
Kirjauspvm | Oletuksena tulee sama päivä määrä kuin Asiakirjan pvm. Tämä päivä kertoo sen, mille päivälle oston kirjaustapahtumat (vastaanotto tai lasku) kirjataan. Jos muutetaan kirjauspvm kentän arvoa à se vaikuttaa myös asiakirjan pvm – ja eräpäivä-kenttiin. | Posting Date |
ALV-pvm | Määrittää päivämäärän, jota käytetään ALV-raporttien tapahtumien sisällyttämiseksi ALV-jaksoon. Tämä on joko asiakirjan luonti- tai kirjauspäivämäärä Pääkirjanpidon asetukset -sivun asetusten mukaan | VAT Reporting Date |
Tilauspvm | Kertoo päivän, jolloin ostotilaus on tehty. Tämän perusteella hinnoitellaan ostohinnat sekä -alennukset ostotilaukselle. | Order Date |
Eräpäivä | Määrittää koska ostolasku on maksettava. Päivämäärä lasketaan toimittajan maksuehdot arvon ja kirjauspäivämäärä -kentän perusteella | Due Date |
Ennakkomaksun Maksualennuspvm | Määrittää ennakkomaksun päivämäärän, jolloin suoritus on maksettava, jotta maksualennus aktivoituu. Lasketaan asiakirjan pvm + ennakkomaksun maksuehdon arvot yhteen. | Pmt. Discount Date |
Ennakkomaksun maksualennuksen pvm | Määrittää viimeisen päivämäärän, jolloin toimittaja voi vielä maksaa ennakkomaksulaskun ja saada maksualennuksen sen summasta. Lasketaan ennakkomaksun eräpäivän sekä ennakkomaksun maksuehtojen perusteella. | Prepmt. Pmt. Discount Date |
Ennakkomaksun eräpäivä | Määrittää, milloin tämän ostotilauksen ennakkomaksulasku erääntyy. | Prepayment Due Date |
Pyydetty vastaanottopvm
| Kentän arvolla lasketaan viimeinen päivämäärä, jolloin tilatut nimikkeet toimitetaan pyydettynä vastaanottopäivämääränä. Jos toimitusta ei tarvitse tehdä tiettynä päivänä, voit jättää kentän tyhjäksi. | Requested Receipt Date |
Luvattu Vastaanottopvm | On se päivämäärä, jonka toimittaja on luvannut tilaukselle. BC ei uudelleen laske tätä arvoa. | Promised Receipt Date |
Oletettu Vastaanottopvm | On se päivämäärä, jolloin oletetaan toimittajan toimittavan tuotteet varastoosi. Tämä kenttä ei vaikuta mihinkään rivin kenttään automaattisesti. Kysymys: päivitetäänkö riveille? | Expected Receipt Date |
Rivitaso:
Kenttä | Kuvaus |
|
Pyydetty vastaanottopvm
| Tämän avulla lasketaan tilauspäivämäärä, jotta tilatut nimikkeet ehtivät haluttuna vastaanottopäivämääränä varastolle. Kentän voi jättää tyhjäksi. | Requested Receipt Date |
Suunniteltu Vastaanottopvm | On se päivämäärä, jonka toimittaja on luvannut ja jolloin nimikkeen odotetaan saapuvan varastoon. BC ei uudelleen laske tätä arvoa. Otsikon Pyydetty vastaanottopvm kopioituu tähän kenttään. | Planned Receipt Date |
Oletettu Vastaanottopvm | On se päivämäärä, jolloin oletetaan toimittajan toimittavan tuotteet varastoon. Jos päivität oletettua vastaanottopvm kenttää riveillä, se päivittää automaattisesti suunnitellun vastaanottopvm – ja tilauspvm -kentät automaattisesti. (huomioiden toimitusajan ja varaston viiveet)
| Expected Receipt Date |
Tilauspvm | Kertoo päivän, jolloin ostotilaus on tehty tai on tilattava. Tämän perusteella hinnoitellaan ostohinnat sekä -alennukset ostotilaukselle. | Order Date |
Luvattu Vastaanottopvm | On se vastaanottopäivämäärä, jonka toimittaja on luvannut tilaukselle. BC ei uudelleen laske tätä arvoa. | Promised Receipt Date |
Muutamia kaavoja, miten BC laskee päivämääriä syötettyjen tietojen perusteella.
Kenttä | Kaava |
|
Tilauspvm
| = Pyydetty vastaanottopvm – varaston viiveet | Order Date |
Oletettu vastaanottopvm | = Pyydetty vastaanottopvm + Toimitusajan varmistus (nimike) + Varaston saapuva käsittelyaika (sijainti) | Expected Receipt Date |
suunniteltu vastaanottopäivämäärä (Määrittää päivämäärän, jolloin nimikkeen odotetaan saapuvan varastoon.) | = tilauspäivämäärä + toimittajan toimitusaika (kohteen kalenterin mukaan)
| Planned Receipt Date |
Ehkä muutamalla esimerkillä on helpoin näyttää, miten päivämäärät toimivat ostotilauksella:
Tästä on myös lisätietoa Microsoft -ohjeissa: lisätietoa
Miten Asiakirjan pvm vaikuttaa ostotilauksen riveihin
Perustiedot:
Toimittaja x, joka lupaa toimittaa meille tavarat kahdessa viikossa. (=toimitusajan laskenta = 2VI)
Me kuitenkin haluamme, että tavarat tulevat ensi kuun vaihteessa. (eli me muutamme Pyydettyä vastaanotto päivämäärää,
Asiakirjan pvm oli alun perin 18.1.2023, muutetaan se 20.1. Miten se vaikuttaa päivämääriin?
Päivämäärät näyttävät tältä:
Suunniteltuun vastaanottopäivämäärään vaikuttaa Toimitusajan laskenta 2VI.
O/R | Asiakirjan pvm | Kirjaus pvm | ALV pvm | Erä pvm | Tilaus pvm | Pyyd. vottopvm | Suunn. | Luvat. vottopvm | Olet. vottopvm | M.ale pvm | ennmaks. pvm | Enn.maks. alepvm |
Otsikko | 18.1. | 18.1. | 18.1. | 1.2 | 18.1. | - |
| - | - | 18.1. | 1.2. | 18.1. |
Rivi |
|
|
|
| 18.1. |
| 1.2. |
| 2.2. |
|
|
|
Muutetaan asiakirjan pvm 20.1. Otsikolla ei tehdä mitään muita muutoksia.
Eräpäivään ja Ennakkomaksun päivämäärään vaikuttaa maksuehto 14P.
O/R | Asiakirjan pvm | Kirjaus pvm | ALV pvm | Erä pvm | Tilaus pvm | Pyyd. vottopvm | Suunn. | Luvat. vottopvm | Olet. vottopvm | M.ale pvm | ennmaks. pvm | Enn.maks. alepvm |
Otsikko | *20.1.* | 18.1. | 18.1. | *3.2* | 18.1. | - |
|
| - | *20.1.* | *3.2.* | *20.1.* |
Rivi |
|
|
|
| 18.1. |
| 1.2 |
| 2.2 |
|
|
|
Yhteenveto:
Eli asiakirjan pvm:n muutto vaikuttaa Eräpäivä-, Maksualennus-, Ennakkomaksun pvm ja Ennakkomaksun maksualepvm - kenttiin.
Suunniteltuun – tai Oletettuun vastaanottopvm kenttiin se ei vaikuta.
Miten Pyydetty vastaanottopvm vaikuttaa ostotilauksen riveihin
Perustiedot:
Toimittaja x, joka lupaa toimittaa meille tavarat kahdessa viikossa. (=toimitusajan laskenta = 2VI)
Me kuitenkin haluamme, että tavarat tulevat ensi kuun vaihteessa. (eli me muutamme Pyydettyä vastaanotto päivämäärää otsikolle. (1.2.)
Asiakirjan pvm = 18.1.2023 sekä Pyydetyn vastaanoton pvm 1.2 perusteella seuraavat tiedot muuttuvat.
Päivämäärät näyttävät tältä:
Suunniteltuun vastaanottopäivämäärään vaikuttaa Toimitusajan laskenta 2VI.
O/R | Asiakirjan pvm | Kirjaus pvm | ALV pvm | Erä pvm | Tilaus pvm | Pyyd. vottopvm | Suunn. | Luvat. vottopvm | Olet. vottopvm | M.ale pvm | ennmaks. pvm | Enn.maks. alepvm |
Otsikko | 18.1. | 18.1. | 18.1. | 1.2. | 18.1. | - |
| - | - | 18.1. | 1.2. | 18.1. |
Rivi |
|
|
|
| 18.1. |
| 31.1 |
| 1.2. |
|
|
|
Lisään otsikolle tiedon, että haluan tavarat 1.2.2023 (Pyydetty vastaanottopvm). Otsikolla ei mitään muita muutoksia.
Eräpäivään ja Ennakkomaksun päivämäärään vaikuttaa maksuehto 14P.
O/R | Asiakirjan pvm | Kirjaus pvm | ALV pvm | Erä pvm | Tilaus pvm | Pyyd. vottopvm | Suunn. | Luvat. vottopvm | Olet. vottopvm | M.ale pvm | ennmaks. pvm | Enn.maks. alepvm |
Otsikko | 18.1. | 18.1. | 18.1. | 1.2. | 18.1. | *1.2* |
|
| - | 18.1. | 1.2. | 18.1. |
Rivi |
|
|
|
| 18.1. | *1.2* | *1.2* |
| *2.2* |
|
|
|
Yhteenveto:
Ostotilaus raportille tulostuu Pyydetty vastaanottopvm 1.2.2023.
Pyydetty vastaanottopvm vaikuttaa Suunn. Vast.ottopvm-, Pyydetty vast. ottopvm- ja Oletettu vast. ottopvm- kenttiin.
Miten Luvattu Vastaanottopvm vaikuttaa ostotilauksen riveihin
Perustiedot:
Toimittaja x, joka lupaa toimittaa meille tavarat kahdessa viikossa. (=toimitusajan laskenta = 2VI)
Me kuitenkin haluamme, että tavarat tulevat ensi kuun vaihteessa. (eli me pyydämme toimittajalta tavarat tiettynä päivänä, toimittaja kuittaa päivämäärän ja muutamme Luvattua vastaanotto päivämäärää.
Asiakirjan pvm = 17.1.2023, sekä Luvatun vastaanoton pvm 3.2 perusteella seuraavat tiedot muuttuvat.
sen perusteella seuraavat päivämäärät.
Päivämäärät näyttävät tältä:
O/R | Asiakirjan pvm | Kirjaus pvm | ALV pvm | Erä pvm | Tilaus pvm | Pyyd. vottopvm | Suunn. | Luvat. vottopvm | Olet. vottopvm | M.ale pvm | ennmaks. pvm | Enn.maks. alepvm |
Otsikko | 17.1. | 17.1. | 17.1 | 31.1 | 17.1 | - |
| - | - | 17.1 | 31.1 | 17.1 |
Rivi |
|
|
|
| 17.1 |
| 31.1 |
| 1.2 |
|
|
|
Lisään otsikolle tiedon, että toimittaja lupasi tavarat tiettynä päivänä 3.2.2023 (Luvattu vastaanottopvm). Otsikolla ei mitään muita muutoksia.
O/R | Asiakirjan pvm | Kirjaus pvm | ALV pvm | Erä pvm | Tilaus pvm | Pyyd. vottopvm | Suunn. | Luvat. vottopvm | Olet. vottopvm | M.ale pvm | ennmaks. pvm | Enn.maks. alepvm |
Otsikko | 17.1. | 17.1. | 17.1 | 31.1 | 17.1 | - |
| *3.2 * | - | 17.1 | 31.1 | 17.1 |
Rivi |
|
|
|
| 17.1 |
| *3.2* |
| *4.2.* |
|
|
|
Yhteenveto:
Eli ”Luvattu vastaanottopvm” vaikuttaa ”Suunn. Vast.ottopvm”- ja ”Oletettu vast. ottopvm”-kenttiin.
Miten Oletettu Vastaanottopvm vaikuttaa ostotilauksen riveihin
Perustiedot:
Toimittaja x, joka lupaa toimittaa meille tavarat kahdessa viikossa. (=toimitusajan laskenta = 2VI)
Me kuitenkin haluamme, että tavarat tulevat ensi kuun vaihteessa. (eli me muutamme Oletettua vastaanotto päivämäärää.
Asiakirjan pvm = 18.1.2023 sekä Oletetun vastaanoton pvm 6.2 perusteella seuraavat tiedot muuttuvat.
Päivämäärät näyttävät tältä:
O/R | Asiakirjan pvm | Kirjaus pvm | ALV pvm | Erä pvm | Tilaus pvm | Pyyd. vottopvm | Suunn. | Luvat. vottopvm | Olet. vottopvm | M.ale pvm | ennmaks. pvm | Enn.maks. alepvm |
Otsikko | 18.1. | 18.1. | 18.1. | 1.2. | 18.1. | - |
| - | - | 18.1. | 1.2. | 18.1. |
Rivi |
|
|
|
| 18.1. |
| 31.1 |
| 1.2 |
|
|
|
Lisään otsikolle tiedon, että toimittaja lupaili tavaroita 6.2.2023 (Oletettu vastaanottopvm). Otsikolla ei mitään muita muutoksia.
O/R | Asiakirjan pvm | Kirjaus pvm | ALV pvm | Erä pvm | Tilaus pvm | Pyyd. vottopvm | Suunn. | Luvat. vottopvm | Olet. vottopvm | M.ale pvm | ennmaks. pvm | Enn.maks. alepvm |
Otsikko | 18.1. | 18.1. | 18.1. | 1.2. | 18.1. | - |
|
| *6.2.* | 18.1. | 1.2. | 18.1. |
Rivi |
|
|
|
| *22.1* |
| *5.2* |
| *6.2.* |
|
|
|
Yhteenveto:
Oletettu vastaanottopvm vaikuttaa seuraaviin kenttiin:
· Suunn. Vast.ottopvm (Oletettu vastaanottopvm - varaston viive 1P)
· Oletettu vast. ottopvm (Kopioituu riville suoraan otsikolta)
· Tilauspvm (Suunniteltu vast. ottopvm – 2VI), eli tuolloin pitäisi viimeistään tilata, jos halutaan tavara 6.2 varastoon.
Yhteenvetona voisi todeta, että BC:ssa on monipuoliset mahdollisuudet ohjata oston päivämääriä.
Oston eri päivämäärät vaikuttavat moneen BC-järjestelmän toiminnallisuuteen aivan kiinteästi.
Esimerkiksi jos käytätte Toimituksen lupaamisen funktiota, funktio suoraan hyödyntää ostoille syötettyjä eri ostoaikoja, mm. oletettua vastaanottopvm kentän arvoa. (myös Suunnittelun työkirjaan).
Yrityksen sisäisesti sovitut toimintamallit myös mahdollistavat tehokkaan pinojen hyödyntämisen sisäisessä prosessissa. (Oletetut ostotilaukset pinossa näkyy kaikki vapautetut ostotilaukset, joiden oletettu vastaanottopvm on määritetty tähän kuluvaan päivään mennessä (..26.1.2023). Eli varastolla on tiedossa, mitä ostoja olisi pitänyt tähän päivään mennessä pitänyt saapua varastoon.
Ostotilauksen päivämäärien hyödyntämiseen on paljon erilaisia mahdollisuuksia. Me Erpistit mielellämme keskustelemme kanssanne erilaisista vaihtoehdoista ja kerromme erilaisista ratkaisumalleista lisää.