Business Centraliin on mahdollista kutsua käyttäjiä oman organisaation ulkopuolelta. Nämä käyttäjät ovat usein kirjanpitäjiä ja tilintarkistajia. BC tarjoaa jokaiselle tenantille 3 kpl ilmaisia Dynamics 365 Business Central External Accountant lisenssejä, joita voidaan antaa kirjanpidon henkilöstölle. Lisenssejä voidaan tarpeen vaatiessa vaihdella käyttäjien kesken.

Ulkoiselle käyttäjälle voidaan myös määrittää maksullinen lisenssi.

Ulkoisen käyttäjän kutsumiseen tarvitaan maksullinen lisenssi ja Super oikeudet. Me emme Navakalla voi kutsua valitettavasti ulkoisia käyttäjiä meidän Partner lisenssillä.

Ulkoisia käyttäjiä voidaan kutsua kahdella eri tavalla. Kutsun voi tehdä suoraan BC.stä, tai vaihtoehtoisesti Entran puolelta. Suoraan BC.stä kutsutulle ulkoiselle käyttäjälle määräytyy EX Accountant lisenssi, mutta Entran puolella käyttäjälle pitää määrittää lisenssi itse. Ulkoinen käyttäjä saa automaattisesti D365 EXT. ACCOUNTANT käyttöoikeudet, jotka ovat todella laajat. Näitä oikeuksia voidaan tarvittaessa supistaa, esimerkiksi katseluoikeuksiksi.

Ulkoisen käyttäjän kutsuminen Business Centralista

Tällä tavalla kutsuttuna käyttäjälle määräytyy automaattisesti External Accountant lisenssi ja D365 EXT. ACCOUNTANT käyttöoikeudet. Lisenssejä pitää olla siispä saatavilla, että kutsuminen onnistuu.

Käyttäjät -> Kotisivu -> Kutsu ulkoinen kirjanpitäjä

Open

Tämä avaa ”Kutsu ulkoinen kirjanpitäjä” Wizardin joka opastaa tekemistä. Pääsette seuraavalle sivulle Seuraava painikkeesta.

Open

Hyväksy ehdot -> Seuraava

Seuraavaksi täytetään uuden käyttäjän tiedot. Tervehdyssähköposti on vapaasti muokattavissa.

Seuraava painikkeesta kutsu lähtee käyttäjälle sähköpostiin ja käyttäjä on lisätty BC käyttäjiin.

Ulkoisen käyttäjän lisääminen Microsoft Entra Admin Centeristä

Ulkoinen käyttäjä voidaan lisätä myös Entrasta käsin. Tarvitsette tähän Admin oikeudet Entraan. Nämä oikeudet eivät ole BC oikeuksia, joten niiden hallinnointi menee IT-partnerinne kautta.

Entraan pääsee osoitteessa https://entra.microsoft.com.

Users -> +New User -> Invite External User

Täyttäkää tarvittavat tiedot etusivulta. Properties välilehdeltä pitää käydä täyttämässä Sijainti, muuten etusivun täyttäminen riittää.

Review + Invite painikkeesta kutsu lähtee eteenpäin ja käyttäjä on lisätty Entran käyttäjiin.

Ulkoiselle käyttäjälle tulee kutsu sähköpostiin, joka heidän pitää käydä hyväksymässä.

Ulkoiselle käyttäjälle pitää vielä lisätä lisenssi ja tuoda käyttäjäksi. Me Navakalla voimme tehdä tämän puolestanne, koska käyttäjien lataamisessa on ollut käyttöoikeudellisia ongelmia.

Lisätietoa aiheesta:

https://learn.microsoft.com/fi-fi/dynamics365/business-central/finance-accounting?wt.mc_id=d365bc_inproduct_page

Open