OSTOTILAUSLOMAKEEN RAKENNE

Ostotilauslomake rakentuu kolmesta keskeisestä elementistä; otsikko ja rivitiedoista, tietoruuduista sekä ostotilauksen toimintoja tarjoavasta valintanauhasta.

OTSIKKO JA RIVITIEDOT

Ostotilauslomakkeen otsikko ja rivitiedot rakentuu Business Centralissa useasta eri välilehdestä, joille tarvittavat ostotilauksen tiedot syötetään.

Open

Otsikkotiedot jakautuvat usealle välilehdelleen, jotka ovat otsikoitu sisältönsä mukaisesti. Yleiselle välilehdelle valitaan toimittaja- ja tilauksen yleistiedot, muita välilehtiä täytetään tilauskohtaisen tarpeen mukaisesti.

Rivitiedot ovat omana välilehtenään yleisen välilehden alla. Rivitiedoiksi syötetään hankinnan sisältötiedot eli ostettavat tuotteet, niiden määrät, hinnat, alennukset sekä tarvittavat muut tiedot.

Rivitietoihin liittyy ostotilauksella omat toimintopainikkeensa, joiden avulla voidaan hallita rivikohtaisia seuranta ja toimintofunktioita. Esimerkiksi varauksiin, saatavuuden tarkastuksiin ja eräseurantaan liittyen.

Open

OSTOTILAUKSEN TIETORUUDUT

Tilauslomakkeen oikeassa reunassa sijaitsevat ostotilauksen tietoruudut, jossa Business Central näyttää reaaliaikaista tietoa tilaukselle valittuun toimittajaan sekä tuoteriviin liittyen. Tietoruuduista voi tarvittaessa porautua perustietoihin tai historiatapahtumille.

Toimittajatilastot -osio näyttää reaaliaikaista euromääräistä tietoa laskuttavaan toimittajaan liittyen.

Tavarantoimittajan historia -osio näyttää dokumenttityyppikohtaisesti sekä avoimien että historiadokumenttien määrän ostotilaukselle valittuun toimittajaan liittyen.

Toimittajan historian kuvakkeista voidaan porautua ensin luettelolle ja tarpeen mukaan yksittäisille dokumenteille.

Ostorivin tiedot -osiossa näytetään tietoa ostotilauksen aktiivisen rivin nimikkeen perustietoihin, saatavuuteen sekä hinnoitteluun liittyen. Tästä voidaan porautua esimerkiksi nimikkeen kortille sulkematta tilausta.

Liitteet -osiossa mahdollisuus kirjata muistioita tai liittää tiedostoja tilaukselle:

VALINTANAUHA

Tilauslomakkeen ylälaidassa on valintanauha, jossa on toiminnallisuudet ostotilauksen käsittelyä varten.

Keskeisiä valikkoja ovat seuraavat:

Vapautus -valikko tarjoaa toiminnot ostotilauksen vapauttamiseen varaston käsiteltäväksi eli vastaanotettavaksi.

Kirjaus -valikko tarjoaa toiminnot vastaanoton kirjaamiseen ja/tai laskutukseen suoraa ostotilaukselta.

Tulostus/Lähettäminen -valikko mahdollistaa ostotilauksen tulostamisen.

Siirtyminen -valikko tarjoaa mahdollisuuden tarkastella tilaukselta jo kirjattuja vastaanottoja tai laskuja

Toiminnot -valikko tarjoaa tilauskohtaisia erityistoimintoja, mm.

• Asiakirjan kopioinnin

• Toistuvien ostorivien hakutoiminnot

• Asiakirjojen arkistoinnin

• Ennakkolaskutuksen

Navigoi -valikko tarjoaa työkaluja esimerkiksi ostotilauksen tilastomuotoiseen tarkasteluun tai seurantatasojen lisäämiselle ostotilaukselle.

UUDEN OSTOTILAUKSEN AVAAMINEN

Ostotilauskäsittelyyn sidotuissa rooleissa ostotilauksen avaaminen voidaan tehdä toimintojen pikapainikkeella roolikeskus näytöltä:

Ostotilaus voidaan myös avata suoraa toimittajan kortilta, jolloin järjestelmä olettaa että tilaus luodaan automaattisesti kyseiselle toimittajalle:

UUDEN OSTOTILAUKSEN SYÖTTÖ

Tilausnumero

Ostotilausnumero tulee automaattisesti numerosarjasta toimittajaa valittaessa.

Järjestelmä mahdollistaa myös useiden rinnakkaisten tilausnumerosarjojen käytön, jolloin tilausnumero tulee valita tilauskohtaisesti. Tilausnumerointi voidaan myös määritellä manuaalisesti.

Toimittajan valinta

Ostotilauksen syöttö alkaa toimittajan valinnalla. Toimittaja valitaan toimittajan numerokentän avulla, jossa monipuolisimmat hakutoiminnot.

Toimittajan valinta päivittää toimittajan oletustiedot ostotilaukselle automaattisesti. Oletustietoja voi kuitenkin muuttaa ostotilauksella manuaalisesti.

Toimittajan perustiedoista ostotilaukselle päivittyvät automaattisesti tekijät kuten, nimi- ja osoitetiedot, maksuehdot, oletustoimitusajat, toimitusvarasto jne.

Toimittajan valinta päivittää automaattisesti tietoruutujen sisällön, jolloin toimittajahistoria on tarkasteltavissa suoraa ostotilaukselta.

Tilauksen päivämäärät

Ostotilauksella on useita päivämääriä, joihin käyttäjä voi ottaa kantaa ostotilausta avatessaan.

Kaikki kentät eivät ole oletusarvoisesti näkyvissä, mutta saa näkyviin ”Näytä enemmän” valinnalla.

Oletusarvoisesti kuluvan päivämäärän ostotilauksella saavat seuraavat kentät:

• Tilauspvm = Tilauksen avauspäivämäärä

• Asiakirjan pvm = Tulosteilla näytettävä päivämäärä, vaikuttaa myös eräpäivän laskentaan

• Kirjauspvm = Päiväys, jolla tapahtumat kirjataan järjestelmään

Tilauskohtaisesti kantaa otetaan seuraaviin saatavuuslaskentaan vaikuttaviin päiväyksiin:

• Pyydetty vast.ottopvm. = Tilauksen yhteydessä toivottu saapumispäivä. Tulostuu ostotilaukselle

  • Järjestelmä olettaa tavaran saapuvan tänä päivänä, ellei luvattua toimituspäivää ole annettu

• Luvattu vastaanottopvm. = Toimittajan vahvistama saapumispäivä

Toimitusvaraston valinta ja toimitus tiedot

Toimitusvarasto määritellään tilaustasolla sijainti -kentän kautta. Toimitusvarastolla tarkoitetaan vastaanottavaa varastoa järjestelmässä.

Toimitusvarasto voi olla toimittajakohtaisesti määritelty, jolloin se tulee ostotilaukselle automaattisesti toimittajavalinnan yhteydessä. Toimitusvaraston voi ostotilauksella tarvittaessa muuttaa. Toimitusvarastosta voidaan rivikohtaisesti poiketa ostotilauksen sisällä.

Toimittajakohtaiset toimitusehdot sekä toimittajaan liittyvä toimitusaika määritellään ”Laskun yksityiskohdat” -välikkeellä:

Toimitusajan laskenta kuvaa toimittajalle määriteltyä oletustoimitusaikaa suhteutettuna tilauspäivään.

Maksatuksen ohjaustiedot

Tilauskohtaiset maksutiedot määritellään ”Laskun yksityiskohdat” -välikkeillä. Oletustiedot täydentyvät automaattisesti toimittajan takaa, mutta niitä voidaan muuttaa tilauksella manuaalisesti.

Laskun yksityiskohdat -välikkeellä voidaan määritellä tekijöitä kuten:

• Maksuehto

• Maksualennustiedot

• ALV -käsittelyn säädösperusta (Liiketoiminnan ALV -kirjausryhmä)

• Ostotilauksen seurantatasot

Toimitus ja maksu -välikkeellä voidaan määrittää toimittajan poikkeava tavaran laskuttaja:

Jos poikkeava laskuttaja on määritelty toimittajan perustietoihin, täydentyy se tilaukselle automaattisesti.

Rivitiedot

Ostotilausriveille syötetään hankinnan kohteena olevat tuotteet sekä niiden määrät. Tietoruudut näyttävät automaattisesti aktiivisen rivin saatavuutta, sekä muita perustietoja:

Ostohinta ja rivialennukset päivittyvät automaattisesti nimikkeen oletushinnan tai voimassa olevan hinnaston mukaisesti riville. Päällekkäisten hinnastojen tilanteessa käytetään automaattisesti parhaan toimittajakohtaisen hinnan laskentaa.

Hinnoittelusta voidaan poiketa manuaalisesti.

Rivihinta määräytyy ostohinnan ja määrän laskennan perusteella

Toimitusvarasto täydentyy automaattisesti ostotilauksen otsikkotiedoista. Tietoa voi muuttaa rivikohtaisesti.

Tilauksen vastaanotettu ja laskutettu määrä

Jos tilaukselta on kirjattu vastaanottoja tai laskutuksia, päivittyvät tiedot seuraaviin kenttiin:

• vastaanotettu määrä

• Laskutettu määrä

Kirjattuja vastaanottoja tai laskutuksia voi tarkastella tilauksen otsikon toimintojen kautta.

Kommenttirivin lisäämien ostoriville

Vapaata tekstiä voidaan lisätä ostoriveille valitsemalla rivityypiksi ”kommentti” ja tallentamalla haluttu viesti rivin kuvaus kenttään:

Ostorivin toimintopainikkeet

Ostorivillä on omat toimintopainikkeensa. Toimintopainike on aina suhteessa aktiiviseen riviin:

Keskeisiä rivikohtaisia toimintoja ovat mm. seuraavat:

• Saatavuuden seurannan työkalut

• Saapuvan erän varaaminen toimitukselle

• Sarjanumerojen ja eränumerojen käyttö

• Voimassa olevien hintojen ja alennusten haku

• Korvaavat nimikkeet

• Rahtikulujen määritys

• Rivikohtaiset kommentit

• Rivikohtaiset liitteet

Tilauksen kokonaisarvon seuranta

Tilauksen kokonaisarvoa voidaan seurata kahdella tapaa.

Ensimmäinen on hyödyntää rivi -välilehden alla olevaa summa näyttöä:

Toinen vaihtoehto on tarkastella asiaa valintanauhan toimintojen kautta tilasto näkymän kautta, jossa eritellympi yhteenveto (Navigoi / Tilaus / Tilasto…):

Tilastoikkuna näyttää esimerkiksi tilauskohtaisesti maksetut ennakkomaksut.

Ostotilauksen vapautus varastokäsittelyyn

Ostajan osalta valmis ostotilaus vapautetaan Business Centralissa odottamaan tavaran saapumista, jolloin ostotilauksen käsittely siirretään varaston työntekijöille.

Vapautuksen jälkeen tilauksen tietoja ei voi muuttaa avaamatta ostotilausta uudelleen. Vapautus toteutetaan omalla funktiolla, ja se päivittää tilauksen status -tiedon vapautetuksi:

Vastaanottovoidaan kirjata tämän jälkeen joko ostotilaukselta tai varaston vastaanottoalustoilta. vastaanotto päivittää ostotilauksen vastaanotettu määrä -kentän.

Kirjattaessa vastaanotto ostotilaukselta, vastaanotettava määrä merkitään vastaanotettava määrä kenttään. Vastaanoton kirjaus kirjaa vain niiden rivien vastaanotot, joilla on määrää kyseisessä kentässä:

Ostotilauksen laskutus

Business Centralissa on mahdollista kirjata ostolasku vain vastaanotetuista riveistä. Laskutus voidaan toteuttaa suoraa ostotilaukselta tai ostolaskupohjan kautta.

Kirjattaessa ostolasku ostolaskupohjan kautta tulee käyttäjän hakea ostolaskulle vastaanotetut rivit, mikä linkittää laskun tilaukseen. Laskun kirjaaminen päivittää laskutetun määrän tilaukselle.

Laskuttamattomat rivit ovat tunnistettavissa ostotilaukselta siten, että niiden vastaanotettu määrä poikkeaa laskutetusta määrästä: