Yleinen Laskutus-ohje
- Niina Kirjala (Deactivated)
YLEISTÄ
Tämän ohjeen tarkoitus on kuvata perustoiminnallisuuden mukainen laskutusprosessi Business Centralissa. Ohjeessa kuvataan laskutus tilaukselta, koontilaskutus sekä varastotuotteista poikkeava kululaskutus.
MYYNTITILAUSKOHTAINEN LASKUTUS
Myyntitilauskohtaisella laskutuksella tarkoitetaan myyntilaskun laadintaa suoraa myyntitilaukselta. Myyntitilauskohtainen laskutus voidaan toteuttaa kahdella tapaa:
Laskutetaan yksittäinen myyntitilaus myyntitilaus -näytöltä
Laskutetaan rajattu myyntitilausjoukko eräajona myyntitilaus -luettelolta
Molemmissa tapauksissa myyntilasku muodostetaan jokaiselta tilaukselta erikseen, koontilaskutuksesta poiketen.
2.1. Yksittäisen myyntitilauksen laskutus
Yksittäinen myyntitilaus voidaan laskuttaa avoimelta myyntitilaukselta.
2.1.1. Myyntitilauksen otsikkotiedot
Laskutusvaiheessa myyntitilauksen otsikolta tarkastettavissa seuraavat kentät:
KENTTÄ | KUVAUS
|
Asiakirjan pvm. | Myyntilaskulle tulostuva päiväys Ohjaa eräpäivämäärän laskentaa |
Kirjauspvm.
| Päiväys, jolla toimitus ja/tai laskutus rekisteröidään järjestelmään Kirjanpitotapahtuman päiväys Reskontratapahtuman päiväys Varastotapahtuman päiväys |
Eräpäivä
| Laskulle tulostuva eräpäivä Lasketaan automaattisesti asiakirjapäivän ja asiakkaan oletusmaksuehdon perusteella |
2.1.2. Myyntitilauksen rivitiedot
Laskutusvaiheessa myyntitilauksen riveiltä tarkastettavissa seuraavat kentät:
KENTTÄ | KUVAUS
|
Määrä | Myyntitilauksella asiakkaan tilaama määrä
|
Toimitettava määrä
| Määrittää toimitettavan määrän toimituksen kirjauksen yhteydessä. Oletusarvoisesti tilattu määrä Osatoimitusten yhteydessä jäljellä oleva määrä Muokataan manuaalisesti vastaamaan todellista toimitusta |
Toimitettu määrä
| Myyntitilaukselta jo toimitetuksi kirjattu määrä Päivittyy toimituksen kirjauksen yhteydessä |
Laskutettava määrä | Määrittää laskutettavan määrän laskutuksen kirjauksen yhteydessä Oletusarvoisesti toimitettava määrä Laskutettava määrä ei voi ylittää tilausriviin liittyvien toimitettavan ja toimitetun määrän yhteenlaskettua |
Laskutettu määrä | Tilaukselta jo laskutetuksi kirjattu määrä Päivittyy laskutuksen yhteydessä |
2.1.3. Myyntitilauksen kokonaisarvo
Ennen laskutusta, myyntitilauksen kokonaisarvoa voidaan tarkastella kahdella tapaa.
Myyntitilausnäytön rivien alla on tilauksen kokonaisarvoa kuvaava tilasto. Tilasto erittelee myyntitilauksen verollisen että verottoman arvon sekä arvonlisäveron määrän:
Myyntitilausta voidaan tarkastella myös tilastonäkymän kautta, joka tarjoaa eritellympää tietoa laskutuksen kohteena olevasta tilauksesta:
2.1.4. Myyntitilauksen toimitus ja laskutus
Valmis myyntitilaus laskutetaan Kirjaus painikkeella:
Kirjaus painike avaa tilauksella valikon, jossa mahdollisuus kirjata toimitus, laskutus tai molemmat:
Valittaessa Toimitus, järjestelmä kirjaa pelkästään toimituksen, mutta ei laskutusta.
Toimitus kirjataan myyntirivin ”Toimitettava määrä” -kentän mukaisesti. Toimitus rekisteröidään järjestelmään myyntitilauksen kirjauspvm. kentän mukaisesti.
Valittaessa Laskutus, järjestelmä kirjaa pelkästään laskutuksen, mutta ei toimitusta.
Laskutus kirjataan ”Laskutettava määrä” -kentän mukaisesti. Laskutettava määrä voi olla tällöin korkeitaan yhtä suuri kuin ”Toimitettu määrä” kentän arvo. Toisin sanoen toimitus on täytynyt kirjata aikaisemmin. Toimittamatonta määrää ei voi laskuttaa. Toimitus rekisteröidään järjestelmään myyntitilauksen kirjauspvm. kentän mukaisesti.
Valittaessa Toimitus ja laskutus, järjestelmä kirjaa sekä toimituksen että laskutuksen samanaikaisesti.
Toimitus kirjataan myyntirivin ”Toimitettava määrä” -kentän mukaisesti, ja laskutus”Laskutettava määrä” -kentän mukaisesti.
Myyntitilauksen kokonaislaskutus poistaa myyntitilausdokumentin myyntitilausluettelolta. Laskutettaessa osatoimituksia, myyntitilaus jää luettelolle odottamaan lisätoimituksia ja laskutuksia.
2.1.4.1 Myyntitilauksen osittaistoimitus ja -laskutus
Business Central mahdollistaa tilausten toimituksen ja laskutuksen kirjaamisen usealla eri kerralla. Osittaistoimituksessa on hyvä muistaa vaihtaa tai tarkistaa kirjaus- ja asiakirjan päivämäärät ennen osittaiskirjauksien tekoa vastaamaan todellisia kirjaus- ja asiakirjan päivämääriä.
Seuraavassa esimerkki osittaistoimituksesta ja -laskutuksesta. Tehdään uusi myyntitilaus, jossa on useita tilausrivejä ja tilausrivien tilausmäärät suurempia kuin 1.
Muutetaan tilausrivin, jonka alkuperäinen tilausmäärä 2 kpl, Toimitettavaksi määräksi 1 kpl. Tässä esimerkissä kirjaa 1. riviltä 1 kpl laskutuslisän, 2. riviltä 1 kpl Athens-työpöydän ja 3. riviltä Paris-vierastuoleja 3 kpl toimitetuksi. 2. rivin Athens-työpöydistä jää 1 kpl toimitettavaksi myöhemmin.
Valitaan Kirjaus / Kirjaa / Kirjaa Toimitus:
Valittaessa Toimitus, järjestelmä kirjaa pelkästään toimituksen, mutta ei laskutusta.
Toimitus kirjataan myyntirivin ”Toimitettava määrä” -kentän mukaisesti. Toimitus rekisteröidään järjestelmään myyntitilauksen kirjauspvm. kentän mukaisesti.
Toimituksen kirjaamisen jälkeen Toimitettava määrä ja Toimitettu määrä -kenttien määrät ovat muuttuneet. Kaikki muut paitsi yksi Athens-työpöytä on kirjattu toimitetuksi.
Toimitetut rivit voi kirjata laskutetuksi. Myyntitilauksen voi myös kirjata laskutetuksi vasta silloin, kun kaikki rivit on toimitettu. Tässä esimerkissä kirjataan laskutus erikseen jo toimitetusta määrästä.
Valitaan Kirjaus / Kirjaa / Kirjaa Laskutus:
Tällöin Business Central kirjaa vain jo toimitetut rivit laskutetuiksi ja jättää toimittamattomat määrät laskuttamatta:
Toimitetuista ja laskutetuista riveistä on muodostunut lasku, jonka voi lähettää asiakkaalle.
Jos myyntitilaus olisi kirjattu kokonaan toimitetuksi ja laskutetuksi, se olisi poistunut avoimista myyntitilauksista. Tässä tapauksessa tilaus löytyy niin kauan avoimien myyntitilausten listalta, kunnes se on kokonaan toimitettu ja laskutettu.
Kirjataan lopputilaus toimitetuksi. Ennen kirjausta kannattaa tarkistaa, että kirjaus- ja asiakirjanpvm-kenttien tiedot ovat oikein.
Valitaan Kirjaus / Kirjaa / Kirjaa Toimitus:
Nyt tilauksen kaikki rivit on kirjattu toimitetuksi, mutta tilauksella on edelleen laskutettavaa:
Valitaan Kirjaus / Kirjaa / Kirjaa Laskutus:
Nyt koko tilaus on loppuunkäsitelty eikä sitä löydy enää avoimista myyntitilauksista. Loppulaskun voi lähettää asiakkaalle.
2.1.5. Myyntilaskun tulostus
Myyntilasku voidaan tulostaa usealla tapaa. Lasku tulostetaan aina kirjatut myyntilaskut -näytöltä.
Myyntitilauksen laskutuksen yhteydessä järjestelmä mahdollistaa automaattisesti kirjatulle myyntilaskulle siirtymisen, josta lasku voidaan tulostaa:
Myyntilaskut voidaan tulostaa myös kirjatut myyntilaskut -luettelolta halutuilla rajauksilla. Kirjatut myyntilaskun on Business Centralin laskutettujen asiakaslaskujen rekisteri.
Luettelolta voi tulostaa laskutusaineiston halutuilla rajauksilla tai porautua yksittäiselle myyntilaskulle. Useamman laskun laskutusaineiston tulostus toteutetaan ”Tulostus /Lähettäminen” -painikkeella
Toiminto avaa aineiston rajaus -ikkunan, jossa voidaan tulostaa yhdellä kertaa esimerkiksi yksittäisen asiakkaan kaikki laskut tai yksittäisen päivän laskutusaineisto:
Rajaus tapahtuu aina kirjatun myyntilaskun otsikolla olevien kenttien avualla, jotka käyttäjä voi valita itse. Esimerkissä tulostetaan asiakasnumero 10000 lasku 103215. Rajaustekijä voisi olla myös kirjauspäivä.
2.2. Useiden myyntitilausten laskutus
Business Central mahdollistaa useiden myyntitilausten samanaikaisen laskutuksen eräajona. Myyntitilausten samanaikainen laskutus tuottaa jokaisesta myyntitilauksesta kuitenkin oman laskunsa poiketen koontilaskutuksesta.
Usean tilauksen laskutus toteutetaan myyntitilausluettelolta.
Useiden myyntitilausten laskutus edellyttää, että toimenpidettä suorittavalla käyttäjällä on käyttöoikeudet luoda ja suorittaa ajoitettuja tehtäviä.
2.2.1. Myyntitilausluettelo
Laskutettaessa useita tilauksia samanaikaisesti, käyttäjän tulee varmistaa että tilausten sisältö on laskutuskelpoista.
Valmiit myyntitilaukset voidaan laskuttaa eränä myyntitilausluettelolta ”Kirjaa erä” -toiminnallisuudella:
Kirjaa erä -toiminnallisuus edellyttää, että käyttäjä määrittää laskutettavan tilausjoukon:
KENTTÄ | KUVAUS
|
Toimitus | Kirjataanko rajatulle myyntitilausjoukolle toimitus varastosta, jos sitä ei vielä ole tehty |
Laskutus | Kirjataanko rajatulle myyntitilausjoukolle laskutus, jos niillä on laskuttamattomia toimituksia Jos edellinen kenttä on aktiivinen myyntitilausrivit sekä toimitetaan että laskutetaan osana prosessia Pelkkä laskutus valinta edellyttää, että toimitus on tehty ennen laskutusajoa. |
Kirjauspvm.
| Määritellään, jos halutaan korvata tilauksella oleva kirjaus- tai asiakirjan päivä toimituksen / laskutuksen yhteydessä |
Korvaa kirjauspvm. | Päivitetäänkö käsiteltävälle myyntitilaukselle kirjauspvm. edellisen kentän mukaiseksi ennen toimitusta / laskutusta Ohjaa kirjanpidon, reskontran sekä varastotapahtumien päiväystä |
Laskutettu määrä | Päivitetäänkö käsiteltävälle myyntitilaukselle asiakirjapvm. edellisen kentän mukaiseksi ennen toimitusta / laskutusta Ohjaa laskulle tulostuvaa päivää sekä eräpäivälaskentaa |
Suodatin: Myyntitilaus | Mahdollisuus rajata tilausjoukkoa, jota toimitetaan ja/tai laskutetaan Suodatustekijäksi voidaan valita mikä tahansa myyntitilausotsikon kenttä e. tilausasiakas, luvattu toimituspäivä, vapautettu tilaus jne. |
Suodatin: Kokonaisarvojen suodatusperuste | Mahdollisuus rajata tilausjoukkoa esimerkiksi sijainnin tai päiväyksen perusteella |
Myyntilaskujen tulostus kirjattujen myyntilaskujen luettelolta luvussa 2.1.5 kuvatun mukaisesti.
KOONTILASKUTUS
Koontilaskutus voidaan tehdä vain asiakkaille, joille määritelty asiakaskortin toimitusvälilehdelle kenttä ”Tee koontilasku” sallituksi:
Koontilaskutus ei kuitenkaan estä tilauskohtaista laskuttamista.
3.1. Koontilaskutusaineiston muodostaminen
Koontilaskutus erä-ajo kerää myyntilaskutukseen toimitettuja, mutta vielä laskuttamattomia rivejä. Toimittamattomia rivejä tai jo laskutettuja rivejä ei voida koontilaskutusajolla käsitellä.
Koontilaskutusaineiston muodostus käynnistetään ”Tee koontilasku” -eräajolla. Koontilasku muodostuu tilausasiakkaittain:
KENTTÄ | KUVAUS
|
Kirjauspvm. | Koontilaskulle vietävä kirjauspäivä (Tositepäivä)
|
Asiakirjan pvm
| Koontilaskun asiakirjanpäivä Asiakastulosteen päiväys, ohjaa eräpäivälaskentaa |
Kopio tekstirivit
| Tuodaanko myyntitilauksella olleet selite ja kommenttirivit koontilaskulle Mahdollisuus tuoda vapaata tekstiä |
Suodatin: Myyntitilaus | Mahdollisuus kohdistaa koontilaskutus rajoitettuun osaan tilauksia Rajaustekijöinä kaikki myyntitilausotsikon kentät e. rajaus asiakkaan mukaan, tilauspäivän mukaan jne. |
Suodatin: Kirjattu myyntitoimitus | Mahdollisuus kohdistaa koontilaskutus rajoitettuun joukkoon laskuttamattomia toimituksia Rajaustekijöinä kirjatun myyntitoimitusotsikon kentät e. rajaus toimituspäivän mukaan |
3.2. Koontilaskun tarkastus ja kirjaus
Tee koontilasku -eräajo muodostaa avoimen koontilaskun Business Centralin ”Myyntilaskut” luettelolle.
Myyntilaskulle on kerätty annetuin rajauksin halutut laskuttamattomat toimitukset sekä haluttaessa tilauksiin liittyvät ja manuaalisesti lisätyt kommenttirivit:
Koontilasku on järjestelmän ehdotus, jota voidaan haluttaessa muokata. Jos koontilasku poistetaan, voidaan koontilasku luoda Tee koontilasku -eräajolla uudelleen.
Koontilaskun laskutus tapahtuu kirjauspainikkeella, jolloin lasku viedään laskutusasiakkaalle reskontraan. Koontilaskun laskutus päivittää laskutetun määrän myyntitilaukselle.
Koontilasku voidaan tulostaa laskutuksen yhteydessä tai kirjattujen myyntilaskujen luettelolta luvussa 2.1.5 kuvattuun tapaan.
4. KULU- JA PALVELULASKUTUS
Kulu ja palvelulaskutuksella tarkoitetaan muuta kuin varastotuotteiden laskutusta. Tyypillisiä esimerkkejä ovat hallinnolliset laskut esimerkiksi hallintopalveluista tai toimitilavuokrista.
Kululaskut voidaan laatia suoraa avoimien myyntilaskujen näytöltä. Avoimien myyntilaskujen käyttäminen laskutusasiakirjana poikkeaa myyntitilauskäsittelystä siltä osin, ettei myyntilasku mahdollista toimituksen ja laskutuksen ajallista eriyttämistä.
4.1. Avoimen myyntilaskun syöttö
Avoimelle myyntilaskun otsikolle syötetään myyntitilauksen tapaan asiakas- ja päiväystiedot. Rivitasolle määritellään mitä laskutetaan.
Rivitasolla kulu- ja palvelulaskutuksessa käytetään tyypillisesti palvelunimikkeitä tai rivi kirjataan suoraa tuotoksi kirjanpidon tilille.
Jos kirjanpidon tiliä käytetään, tulee riville määritellä määrä- että yksikkökustannus.
4.2. Avoimen myyntilaskun laskutus
Avoin myyntilasku laskutetaan Kirjaus -painikkeella. Lasku voidaan tulostaa suoraa kirjauksen yhteydessä automaattisesti avautuvalta kirjatulta myyntilaskulta, tai kirjattujen myyntilaskujen luettelolta luvussa 2.1.5 kuvatun mukaisesti.
FINVOICE – SÄHKÖISEN LASKUTUSAINEISTON MUODOSTAMINEN
Business Central mahdollistaa sähköisen laskutusaineiston muodostamisen Finvoice standardin mukaisesti. Sähköinen laskutus edellyttää seuraavia asioita:
Operaattoripalvelujen käyttöönottoa
Sähköisten laskutusosoitetietojen määrittämistä asiakaskortille
5.1. Sähköisen laskutuksen ohjaustiedot asiakaskortilla
Sähköisen laskutuksen asiakaskohtainen määritys tehdään asiakaskortin laskutus välikkeellä. Alla kuvattu keskeisten sähköistä laskutusta ohjaavien kenttien merkitys:
KENTTÄ | KUVAUS
|
Finvoice | Määrittää, onko asiakas sähköisen laskutuksen piirissä
|
FinvoicePDF
| Liitetäänkö laskun kuva osaksi sähköistä aineistoa |
Elaskuosoite
| Asiakkaan sähköisen laskutuksen osoite Osoite pääsääntöisesti muotoa 0037 + y-tunnus (ilman väliviivaa) ”PRINT” -vakioteksti ohjaa asiakkaan laskut osaksi sähköistä aineistoa, mutta operaattorin tulostettavaksi ja lähetettäväksi kirjeitse (erillispalvelu) |
BIC | Asiakkaan operaattoritunnus
|
5.2. Sähköisen aineiston muodostus
Sähköinen aineisto lähetetään ”Avoimet Finvoicet” näytön kautta.
Business Central kerää automaattisesti näytölle jokaisen sähköisen laskutuksen piirissä olevan asiakkaan laskut, joita ei ole vielä lähetetty asiakkaalle:
Sähköisen aineiston voi muodostaa kaikkien laskujen osalta tai vain käyttäjän merkitsemien rivien osalta. Merkintä tapahtuu kentässä merkki.
Aineiston muodostetaan toiminnolla:
Tulosta kaikki rivit = Aineisto muodostuu kaikista näytöllä olevista riveistä
Tulosta merkityt rivit = Aineisto muodostuu vain merkityistä riveistä
5.3. Aineistossa mukana olevien laskujen tarkastus
Aineistossa mukana olevat laskut voidaan tarkastaa Avoimet Finvoicet -näytön ”Avaa asiakirja” -komennolla.
Avaa asiakirja avaa näytölle aktiiviseen riviin liittyvän kirjatun myyntilaskun:
5.3. Laskujen uudelleen tulostus
Jo lähetetyt laskut eivät automaattisesti muodostus Avoimet Finvoicet listalle. Laskut voidaan kuitenkin hakea manuaalisesti osaksi aineistoa.
Manuaalinen haku toteutetaan asiakirjatyypeittäin joko ”Hae myyntilaskut”, ”Hae hyvityslaskut” tai ”Hae korkolaskut” funktiolla:
Asiakirjan haku avaa kirjattujen myyntilaskujen luettelon, josta haluttu lasku voidaan poimia osaksi lähetettävää aineisto valitsemalla rivi ja käyttämällä ”Tee Finvoicerivit” -toiminnallisuutta:
Valittu lasku siirtyy osaksi lähtevää aineistoa:
5.4. Laskun lähetyksen estäminen
Vaikka asiakas olisi sähköisen laskutuksen piirissä, kaikkia asiakkaalle kohdistuvia laskuja ei välttämättä haluta lähettää asiakkaalle sähköisesti. Näin voi olla esimerkiksi tapauksessa, jossa asiakkaalle voidaan joutua laatimaan sisäisiä korjauslaskuja.
Laskun lähetyksen estäminen tapahtuu kirjatulla myyntilaskulla, johon voi siirtyä Avoimet Finvoicet näytöltä Avaa asiakirja funktiolla:
Merkitsemällä Finvoice -tulostettu kenttä aktiiviseksi, järjestelmä ei enää jatkossa tuo laskua osaksi lähtevää aineistoa:
Merkinnän jälkeen kyseinen rivi tulee poistaa myös lähtevästä aineistosta valitsemalla rivi aktiiviseksi ja käyttämällä Poista -toimintoa:
