YLEISTÄ

Tämä ohje koskee tilannetta, jossa vastaanotto kirjataan järjestelmään varaston vastaanottoalustan avulla. Vastaanottoalusta on Business Centralin työkirja, jolla voidaan kirjata vastaanotto yhteen tai useampaan tilaukseen liittyen.

TAUSTALLA OSTOTILAUS

Vastaanottoprosessia edeltää aina hankintaprosessi, eli käytännössä toimittajalle lähetetty ostotilaus.

Ostotilauksella määritellään:

Mitä on tilattu
Mihin varastoon on tilattu
Minä päivänä tavaran toivotaan / oletetaan saapuvan

Tilatun tavaran vastaanottaminen edellyttää, että ostotilaus on vapautettu varaston käsiteltäväksi:

HUOM! Avoimet ostotilaukset eivät näy varastossa.

VASTAANOTTOALUSTAN AVAAMINEN

Vastaanottajan rooliin sidotuissa rooleissa vastaanottoalustan luominen voidaan tehdä toimintojen pikapainikkeella roolikeskus näytöltä:

UUDEN VASTAANOTTOALUSTAN KÄSITTELY

Vastaanoton numero

Vastaanottoalusta saa numeroinnin automaattisesti numerosarjasta, joka päivittyy automaattisesti valittaessa käsittelyvarasto.

Järjestelmä mahdollistaa myös useiden rinnakkaisten numerosarjojen käytön, jolloin numerosarja tulee valita vastaanottoalustakohtaisesti. Numerointi voidaan myös määritellä manuaalisesti.

Käsittelyvaraston valinta

Vastaanottoalustalla määritellään varasto, johon vastaanottoa ollaan kirjaamassa:

Vastaanottopäivämäärän määritys

Vastaanottopäivä määritellään kirjauspvm. kentän avulla. Valittu päivämäärä määrittää ajankohdan, jolloin vastaanotto rekisteröidään varaston saldoille:

Vastaanotettavien rivien haku

Vastaanotettavat rivit kerätään vastaanottoalustalle ”Hae lähdedokumentit” toiminnallisuuden avulla:

Lähdedokumenttien haku avaa luettelon kaikista vapautetuista ostotilauksista, joihin liittyy kirjaamattomia vastaanottoja määritellyssä varastossa:

Korttipainikkeella voidaan avata aktiiviseen riviin liittyvä tilaus. Riveillä tilausnumero kentässä ”Lähteen nro”. Luettelo tarjoaa poimittavaksi myös muut varastoon kohdistuvat positiiviset tilaukset (myynnin palautustilaukset, siirtotilaukset jne).

Luettelolta poimitaan halutut tilaukset käsittelyyn ja vastaanotettavaksi.

Vastaanotettavan määrän määritys

Varastotyöntekijä tarkastaa vastaanotetun tavaran, ja varmistaa ennen kirjausta että vastaanotettava määrä vastaa todellisuutta.

Vastaanotettavilla riveillä on lisätietoina ostotilauksen oletettu saapumispäivä ”Eräpäivä” -kentässä

Vastaanottoalustalla on myös nähtävissä määrä perusmittayksikössä jos tilaus tehty perusmittayksiköstä poikkeavassa mittayksikössä:

Sarja- ja eränumeron määritys

Sarja tai eränumeroseurannan piirissä olevien tuotteiden sarjanumerot määritellään rivikohtaisesti rivitoimintojen kautta:

Seurannan määrityksessä kerrotaan erä- tai sarjanumero, ja kuinka paljon yksitöitä kyseiseen tunnusteeseen liittyy vastaanottoa kirjattaessa (huom. esimerkkikuvassa eri tuote):

Näytöllä voidaan antaa myös vanhentumispäivä kyseiselle erälle varastoseurantaa varten.

Vastaanoton kirjaus

Vastaanotto kirjataan alustan riveille annetuilla määrillä valintanauhan toiminnoilla:

Vastaanoton kirjaus päivittää varastosaldon reaaliaikaisesti sekä vastaanotetun määrän ostotilauksella: