YLEISTÄ

Tämä ohje koskee tilannetta, jossa tavaran ulospäin suuntautuva toimitus kirjataan järjestelmään varaston toimitusalustan avulla. Toimitusalusta on Business Centralin työkirja, jolla voidaan kirjata toimitus yhteen tai useampaan myyntitilaukseen liittyen.

TAUSTALLA MYYNTITILAUS

Toimitusprosessia edeltää aina myyntiprosessi, josta on syntynyt järjestelmään asiakaskohtainen myyntitilaus.

Myyntitilauksella määritellään:

Mitä on myyty
Mistä varastosta tavara toimitetaan asiakkaalle
Minä päivänä tavaran tulisi olla asiakkaalla
- Pyydetty / Luvattu toimituspäivä (Koska asiakkaalla)
- Suunniteltu toimituspäivä
Minä päivänä tavara tulee toimittaa, että se ehtii asiakkaalle luvattuna päivänä
- Suunniteltu lähetyksen päivä (Toimituksen kirjaus)

Tilatun tavaran toimittaminen edellyttää, että myyntitilaus on vapautettu varaston käsiteltäväksi:

HUOM! Avoimet myyntitilaukset eivät näy varastotyöntekijöille.

TOIMITUSALUSTAN AVAAMINEN

Toimittajan rooliin sidotuissa rooleissa toimitusalustan luominen voidaan tehdä toimintojen pikapainikkeella roolikeskus näytöltä:

Tarve myyntitoimituksille voidaan nähdä edellisen näytön vapautettujen myyntitilausten lukumäärän perusteellä (Vasemman puoleisin pino).

Pinossa vapautettujen tilausten lukumäärä, joiden varastokäsittelyn aloituspäivä (lähetyksen päivä) on kuluva päivä tai aikaisempi.

UUDEN TOIMITUSALUSTAN KÄSITTELY

Toimituksen numero

Toimitusalusta saa numeroinnin automaattisesti numerosarjasta, joka päivittyy automaattisesti valittaessa käsittelyvarasto.

Järjestelmä mahdollistaa myös useiden rinnakkaisten numerosarjojen käytön, jolloin numerosarja tulee valita toimitusalustakohtaisesti. Numerointi voidaan myös määritellä manuaalisesti.

Käsittelyvaraston valinta

Toimitusalustalla määritellään varasto, josta toimitusta ollaan kirjaamassa:

Toimituspäivämäärän määritys

Toimituspäivä määritellään kirjauspvm. kentän avulla. Valittu päivämäärä määrittää ajankohdan, jolloin toimitus vaikuttaa varaston saldoihin:

Toimitustietojen määritys lähtevälle toimitukselle

Toimitukselle voidaan määrittää kuljetusliike, kuljetusliikkeen palvelu sekä toimitusehto.

Toimitettavien rivien haku

Toimitettavat rivit kerätään toimitusalustalle ”Hae lähdedokumentit” toiminnallisuuden avulla:

Lähdedokumenttien haku avaa luettelon kaikista vapautetuista myyntitilauksista, joihin liittyy kirjaamattomia toimituksia määritellyssä varastossa:

Korttipainikkeella voidaan avata aktiiviseen riviin liittyvä tilaus. Riveillä tilausnumero kentässä ”Lähteen nro”. Luettelo tarjoaa poimittavaksi myös muut varastoon kohdistuvat negatiiviset tilaukset (oston palautustilaukset, siirtotilaukset jne).

Luettelolta poimitaan halutut tilaukset käsittelyyn ja toimitettavaksi.

Toimitettavan määrän määritys

Varastotyöntekijä tarkastaa lähtevän tavaran, ja varmistaa ennen kirjausta että toimitettava määrä vastaa todellisuutta.

Toimitettavilla riveillä on lisätietoina suunniteltu lähetyspäivä ”Eräpäivä” -kentässä, joka kertoo milloin viimeistään tavan kuuluisi lähteä.

Toimitusalustalla on myös nähtävissä määrä perusmittayksikössä jos tilaus tehty perusmittayksiköstä poikkeavassa mittayksikössä:

Sarja- ja eränumeron määritys

Sarja tai eränumeroseurannan piirissä olevien tuotteiden sarjanumerot määritellään rivikohtaisesti rivitoimintojen kautta:

Seurannan määrityksessä kerrotaan erä- tai sarjanumero, ja kuinka paljon yksitöitä kyseiseen tunnusteeseen liittyy toimitusta kirjattaessa (huom. esimerkkikuvassa eri tuote):

Toimituksen kirjaus

Toimitus kirjataan alustan riveille annetuilla määrillä valintanauhan toiminnoilla:

Toimituksen kirjaus päivittää varastosaldon reaaliaikaisesti sekä toimitetun määrän myyntitilauksella: