YLEISTÄ

Tämä ohje koskee ExFlow -ostolaskujen käsittelytoiminnallisuuksien käyttöönottoa Business Centralissa.

EXFLOW KÄYTTÄJÄT

Kaikki ostolaskujen hyväksyntäprosessiin osallistuvat henkilöt määritetään Business Centralissa ExFlow -käyttäjiksi. ExFlow -käyttäjän ei tarvitse olla varsinainen Business Central -käyttäjä, vaan ExFlow käyttäjä voi toimia esimerkiksi laskuntarkastajana tai -hyväksyjänä web -sovelluksessa.

Exflow käyttäjä luodaan aina Business Central -käyttäjien kautta, joten jokaisen Exflow webissä tarkastajana tai hyväksyjänä toimivan on kuitenkin oltava käyttäjänä Business Centralissa.

Exflow käyttäjä luodaan käyttäjän kortilta (Käyttäjät > klikkaa auki käyttäjän kortti) kohdassa ”Luo Exflow käyttäjä”.

Open

Aukeaa ikkuna, jossa annetaan oletuksena Exflow käyttäjänimi Business Centralin käyttäjän perusteella. Klikkaamalla ”OK” Exflow käyttäjä luodaan:

Open

Exflow käyttäjälle tulee antaa oikeudet haluttuihin yrityksiin halutuilla käyttöoikeuksien rooleilla. Alla taulukossa lisää kentistä.

HYVÄKSYNTÄRYHMÄT

Hyväksyntäryhmien avulla määritellään hyväksyntäkiertoon osallistuvat käyttäjät tai -käyttäjäryhmät. Hyväksyntäkierron ohjaus tapahtuu ketjuttamalla hyväksyjäryhmiä.

Perustettaessa uusi ExFlow -käyttäjä, järjestelmä perustaa automaattisesti käyttäjäkohtaisen hyväksyjäryhmän:

Uusi hyväksyntäryhmä on mahdollista luoda joukosta käyttäjiä, jolloin yksi heistä voi tarkastaa tai hyväksyä ryhmälle osoitetun laskun:

HYVÄKSYNTÄMALLIT

Hyväksyntämallien avulla järjestelmään luodaan hyväksyntäkiertoa ohjaavat hyväksyntäketjut. Hyväksyntäketju voi koostua yhdestä tai useammasta tarkastajasta ja hyväksyjästä.

Hyväksyntäketjun määritys

Hyväksymisketju määritellään hyväksyntämallin ”Hyväksyttävät rivit” -välilehdellä:

Yllä esitetyssä mallissa lasku ohjautuisi ensin tarkastettavaksi Henrille, ja sen jälkeen hyväksyttäväksi Eija-Riinalle. Hyväksyntäketjuun voi asettaa yhden tai useamman hyväksyntäportaan asiakaskohtaisten tarpeiden mukaisesti.

Haluttaessa ohjata hyväksyntäketjua perustuen laskun kokonaissummaan, voidaan käyttää hyväksi hyväksyntämallin minimi- ja maksimisummia hyväksyjäkohtaisesti:

Yllä esitetyssä tilanteessa alle 10.000 euron laskut ohjautuisivat vain Henrin hyväksyttäväksi. Vastaavasti jos laskun kokonaissumma ylittäisi 10.000 euroa, lasku ohjautuisi kaksivaiheisesti ensin Henrin ja sitten Eija-Riinan hyväksyttäväksi.

Hyväksyntämalleja määriteltäessä tulee huomata, että ainakin yhdellä hyväksyjällä tulee ”Yli summan” kentässä olla arvo nolla. Tällä varmistetaan, että laskut varmasti ohjautuvat kiertoon tai automaattiseen hyväksyntään.

Hyväksyntäketjun oletusmallit

Hyväksyntämallin kytkeminen yksittäiselle laskulle voidaan toteuttaa manuaalisesti valitsemalla, tai automatisoimalla ennalta määritellyin ehdoin; esimerkiksi toimittajanumeron, ostajan tai tietyn seurantatason mukaisesti.

Ennalta määritelty hyväksyntäkierto määritellään hyväksyntämallin suodattimien avulla:

Ennalta määritelty hyväksyntämalli aktivoidaan yleisellä välilehdellä. Suodatusvälikkeellä kerrotaan sääntö, jota hyväksyntämalli noudattaa. Yllä esitetyssä tapauksessa toimittajan numero 20 laskut ohjautuisivat oletusarvoisesti hyväksyntämallin mukaiseen kiertoon.

SAAPUVIEN OSTOLASKUJEN KÄSITTELY

Saapuva ostolaskuaineisto käsitellään Business Centraliin ExFlow -tuontipäiväkirjalla:

Laskujen käsittelyssä voidaan käyttää omaa erää kululaskuille ja tilaukseen täsmäytettäville ostolaskuille (kuvassa) tai vaihtoehtoisesti yhtä kaikille:

Sähköisen laskuaineiston tuonti

Tuontipäiväkirjalle lasku voidaan tuoda sähköisessä muodossa komennolla ”Tuo asiakirjat”:

Saapuneen aineiston käsittely

Saapuville asiakirjoille voidaan tehdä tuontipäiväkirjalla muutoksia tai täydennyksiä, sekä tarvittaessa määrittää myös hyväksyntäpolku, jolloin aktiivinen polku näkyy lasku- ja rivikohtaisesti tuontipäiväkirjan tietoruudussa:

Saapuneen aineiston tarkastus

Tuontipäiväkirjalle saapunut aineisto voidaan teknisesti tarkastaa sisällöltään ennen hyväksymiskierrolle lähetystä. Tarkastus tapahtuu tarkastaa ”Tarkasta asiakirja” -toiminnolla:

Tarkastus tuottaa laskulle Toimenpideviestikenttään ilmoituksen mahdollisista puutteista, jotka voidaan täydentää ennen hyväksyntäkierrolle lähetystä. Täydennetty lasku voidaan tarkastaa uudelleen.

Saapuneen lähetys hyväksyntäkierrolle

Tarkastettu aineisto lähetetään hyväksyntäkierrolle komennolla ”Luo lasku/Hyvityslasku”:

Hyväksyntäkiertoon lähetetty lasku poistuu tuontipäiväkirjalta, ja siirtyy hyväksyntäkierrolle. Hyväksyntäkiertoa seurataan Business Centralissa ”ExFlow hyväksynnän tila” -näytöltä.

Hyväksyntäkierron ohjaus ja seuranta

Hyväksyntäkiertoa seurataan Business Centralissa ”ExFlow hyväksynnän tila” -näytöltä. Aktiivisessa hyväksyntäkierrossa olevien laskujen otsikon status on ”Aktiivinen”.

Kierrossa olevat laskut esitetään näytöllä otsikko ja rivitasolla. Näytön alareunassa esitetään laskun aktiivisen rivin hyväksyntäkierron vastuuhenkilö:

Näytön oikeassa reunassa on nähtävissä laskuun liittyvä kommenttihistoria.

Hyväksyttyjen laskujen käsittely

Hyväksyntäkierrolta saapuneet laskut ovat tunnistettavissa statuksella ”Hyväksytty”:

Ennen vientiä reskontraan reskontranhoitajalla on mahdollisuus tarkastaa hyväksytyt laskut sekä mahdollisesti niiden mukana saapuvat kommentit.

Ostoreskontranhoitaja hyväksyy muutokset ”Vahvista muutokset” -toiminnolla, joka tulee aina tehdä ennen laskujen vientiä reskontraan, mikäli laskuja on ”hyväksytty” tilassa:

Laskujen vahvistus muuttaa hyväksyntäkierrossa muuttumattomien ostolaskujen statuksen arvoon ”Valmis kirjattavaksi”, jolloin lasku voidaan kirjata reskontraan. Jos laskuille on tehty muutoksia hyväksyntäkierrossa nousevat nämä laskut listaksi, josta tulee päivittää kerralla kaikkien laskujen tai yhden laskun muutokset.

Exflown asetuksissa voidaan määritellä myös siten, että hyväksyntäkierrossa muuttamattomat laskut menevät ”Hyväksytty” tilan sijaan suoraan ”Valmis kirjattavaksi” tilaan ja vain muutoksia sisältävät laskut tulee käsitellä ”Vahvista muutokset” toiminnolla.

”Valmis kirjattavaksi” tilassa oleva lasku voidaan kirjata joko ”Kirjaa erä” -toiminnalla tai yksi lasku kerrallaan Toiminnot > Kirjaus > Kirjaus. ”Kirjaa erä” toiminnossa voidaan suodattaa vain tietyt laskut mukaan kirjaukseen. Ilman suodattimia toiminta kirjaa kaikki ”Valmis kirjattavaksi” tilaiset.  

Jos laskuja on tarve muokata vielä hyväksyntäkierron jälkeen, tulee se tehdä vastan muutosten vahvistamisen jälkeen eli ”Valmis kirjattavaksi” tilassa. Laskun tiliöintiä, dimensioita tai muita tietoja on mahdollista muokata vielä tässä kohtaa jos se asetettu sallituksi tausta-asetuksissa.

Laskun muokkaus tapahtuu laskun kortilla.

Laskun riveille voidaan lisätä esimerkiksi dimensioita, jaksotuksia tai muuttaa summaa ilman, että hyväksyntäkiertoa tarvitsee käynnistää uudelleen. Myös rivin tiliöintiä voi muokata, mutta kirjanpidon tilin vaihto nollaa rivin muut tiedot, joten ne tulee syöttää uudelleen.

Mikäli laskulle tulee lisätä uusi rivi, tulee sille määrittää hyväksyntämalli riville:

Laskun uusi rivi voidaan sen jälkeen joko kuitata valmiiksi itse ylläpitäjän oikeuksin tai laittaa hyväksyntäkiertoon (vain tämä rivi). Laskun rivin kuittaus valmiiksi voidaan tehdä rivin kautta navigoimalla ”Exflow hyväksyntä” näkymään:

Hyväksyntämalli tai yksittäinen hyväksyjä voidaan antaa myös suoraan tässä näkymässä riville. Jos laskun rivi halutaan kuitata valmiiksi, klikataan yläpalkista ”Valmis” painiketta. Tällöin tulee antaa kommentti ja valita merkitäänkö vain tämä yksi rivi vai kaikki valmiiksi. Rivin lisäyksen yhteydessä riittää tämän yhden rivin merkintä valmiiksi.

Kun rivejä on muokattu ja mahdollinen uusi rivi on kuitattu hyväksytyksi, laskun pitäisi taas olla ”Valmis kirjattavaksi” tilassa ja se voidaan kirjata.

Lasku ja laskun kuva reskontrassa

Reskontraan viety lasku löytyy kirjattuna ostolaskuna Business Centralista. Toimittajan kortilla reskontrasaldo on päivittynyt ajan tasalle ja laskun kuva on löydettävissä kirjatun ostolaskun liitteistä:

Reskontrasta ostolasku nousee maksatusaineistoon normaalin Business Centralin prosessin mukaisesti.

Kirjatulta ostolaskulta voidaan tarkastaa laskukohtainen hyväksyntä rivipainikkeiden kautta:

Historianäyttö laskun hyväksyntäkierrosta

Hyväksyntäkierron piirissä olleet laskut tallentuvat koontinäytölle, josta kierrossa olleita laskuja voidaan takautuvasti tarkastella. Koontinäyttö on löydettävissä komennolla

Järjestelmä avaa luettelomuotoisen näytön, jota voi suodattaa haluamillaan tekijöillä:

SAAPUVIEN OSTOLASKUJEN LISÄTOIMINNOT

Laskun syöttäminen manuaalisesti

Mikäli toimittajan ostolasku saapuu esimerkiksi sähköpostitse, voidaan se syöttää järjestelmään manuaalisesti. Manuaalinen syöttö tapahtuu ExFLow tuontipäiväkirjalla.

Manuaalisessa syötössä käyttäjä tallentaa sekä laskun otsikko- että rivitiedot manuaalisesti, sekä lisää laskun kuvan tiedostosta komennolla ”Tuo tai korvaa kuva”. Kuvan tuonti viittaa aina aktiiviseen laskun otsikkoriviin:

Tämän jälkeen prosessi noudattaa edellä tässä ohjeessa esitettyä mallia.

Kommenttien lisääminen laskulle

Kommenttien lisääminen laskulle voidaan toteuttaa tietoruutujen kommenttiosassa, jolloin @ + käyttäjätunnukselle voidaan viesti välittää halutulle henkilölle sähköpostitse. Vastaanottaja saa linkin laskulle riippumatta siitä onko hän laskun hyväksyjä:

Laskun summan täsmäytys

Tuontipäiväkirjalla riviotsikolle määritellään laskun kokonaissumma. Riveiltä yhteenlaskettu laskun kokonaisarvo esitetään ruudun oikeassa reunassa tietoruudussa.

Laskun tarkastusfunktio ilmoittaa myös mahdollisesta erosta:

Mahdolliset toleranssien ylittävät erot otsikon ja rivisummien yhteenlasketun arvon välillä tulee käsitellä ennen laskun lähetystä hyväksyntäkierrolle.

SAAPUVIEN OSTOLASKUJEN OLETUSTILIÖINTI

Yleiset asetukset

ExFlow -asetusnäytöllä voidaan määrittää ostolaskun oletustiliöinti, ellei sitä ole laskutiedoissa tai toimittajakohtaisesti määritelty.

Toimittajakohtainen oletustili

Toimittajan taakse voidaan määrittää oletustili, jolle toimittajan laskut oletusarvoisesti kirjataan:

Samassa näkymässä voidaan määrittää toimittajakohtainen oletushyväksyntä malli tai oletustilin sijaan oletustiliöintimalli. Asetuksien kortilla (muokkaa painikkeesta) voidaan muitakin asetuksia määrittää toimittajakohtaisesti poikkeamaan perusasetuksista.

Tiliöintimalli

ExFlow mahdollistaa tiliöintimallien käytön, joka voidaan lisätä laskulle manuaalisesti tai se voidaan kytkeä toimittajan perustietoihin.

Oletustilistä poiketen tiliöintimallilla voidaan hallita yhden tai useamman tilin käyttöä oletuskirjauksessa. Tiliöintimallissa voidaan määrittää esimerkiksi prosenttiosuus tilien tai kustannuspaikkojen välillä.