ExFlow Sopimukset
- Niina Kirjala (Deactivated)
YLEISTÄ
Tämä ohje koskee ExFlow -ostolaskujen hyväksyntäprosessiin liittyviä jatkuvia sopimusmalleja ja niiden käyttöä prosessissa.
SOPIMUS
Exflow Sopimuksen avulla seurataan tiettyyn sopimukseen sisältyviä laskuja ja voidaan luoda automaatiota näiden laskujen käsittelyyn.
Sopimukset tehdään toimittajakohtaisesti. Sopimus saa sopimusnumeron numerosarjasta, mutta sille voidaan myös antaa ulkoinen sopimusnumero, jota voidaan hyödyntää laskun tunnistuksessa sopimukseen kuuluvaksi. Sopimukselle luodaan myös viite, jonka avulla laskuja voidaan tunnistaa.
Viite luodaan klikkaamalla ”Luo sopimus viite”. Viite syntyy Ulkoiseen sopimusnumeroon perustuen, jos se on annettuna.
Sopimukselle voidaan antaa tiliöintimalli, jolloin kaikki sopimukseen kuuluvat laskut luodaan oletuksena samalla tiliöintimallilla. Samoin voidaan määrittää hyväksyntämalli sopimukseen kuuluville laskuille. Hyväksyntämalli tulee antaa erityisesti jos laskun halutaan täsmätessä hyväksyttävän automaattisesti.
Sopimukselle tulee määritellä sopimuksen keston ja summien rajaukset.
Kenttä | Selite |
Yleiset ehdot |
|
Voimassaolon aloituspvm. | Määrittää sopimuksen aloituspäivän |
Voimassaolon päättymispvm. | Määrittää sopimuksen päättymispäivän |
Sopimuksen kokonaisumma (EUR) | Kaikkien sopimukseen sisältyvien laskujen kokonaisumma yhteensä |
Suurin laskusumma (EUR) | Yksittäisen laskun suurin summa |
Jaksottain |
|
Laskun jakso | Yhden jakson pituus. Esimerkiksi kuukausi (1K) |
Jakson aloituspäivämäärä | Määrittää ensimmäisen jakson aloituspäivän |
Laskujen määrä jaksolla | Montako laskua yhden jakson aikana oletetaan tulevan |
Tarkista kaudet | Tämä valittuna, niin kausi ja kauden laskumäärät tarkistetaan |
Vastaavat |
|
Kohdistuspvm. Perustuu: | Mitä laskun päivämäärää verrataan kauteen. Esimerkiksi kirjauspäivä. |
Hyväksy täsmäävä lasku automaattisesti | Tämä valittuna, niin sopimukseen liittyvät laskut hyväksytään automaattisesti. |
LASKUPROSESSI SOPIMUKSELLISISSA LASKUISSA
Sopimukseen sisältyvän laskun tulessa tuontipäiväkirjalle voi siinä olla jo valmiiksi tieto, joka yhdistää laskun sopimukseen tai se on lisättävä käsin. Lasku yhdistetään sopimukseen kun kentässä ”Viitekoodi” joko tulee sopimusviite tai se siihen käsin haetaan.
Muuten lasku käsitellään kuten normaalisti. Mikäli laskulle on valittu automaattinen täsmäytys, lasku menee suoraan Valmis kirjattavaksi -tilaan ja hyväksyjissä näkyy oletusmallin hyväksyjät ja tieto automaattihyväksynnän käytöstä.