YLEISTÄ

Tämä ohje koskee ExFlow -ostolaskujen hyväksyntäprosessia Web -sovelluksessa.

SAAPUNEET LASKUT

Saapuneista ostolaskuista lähetetään käyttäjälle sähköposti, josta suora linkki hyväksyntäsovellukseen.

Web -sovelluksen voi käynnistää myös teille toimitetusta linkistä, joka on yleensä muotoa ”yrityksennimi.exflow.cloud”. Tarkistahan oikean linkin vielä.

ENSIMMÄINEN KIRJAUSTUMINEN

Sovellukseen kirjauduttaessa käyttäjätunnuksena toimii M365 tunnuksesi. Mikäli olet jo kirjautunut esimerkiksi Business Centraliin samalla selaimella, sinun ei tarvitse antaa tunnuksia uudelleen vaan Exflow web kirjautuu sisään automaattisesti.

SAAPUNEET OSTOLASKUT

Sovellus avautuu Saapuneet -tilassa, jossa käyttäjän hyväksyttävänä olevat laskut ovat listattu luettelolle:

Open

Lasku valitaan tarkastettavaksi klikkaamalla haluttua luettelolla olevaa laskua.

SAAPUNEEN LASKUN KÄSITTELY

Ostoreskontra on esitiliöinyt laskun.

Tarvittaessa käyttäjä voi lisätä tai muuttaa esimerkiksi seurantatasoja laskun luonteen mukaisesti. Tieto muutoksista välittyy ostoreskontran hoitajalle, joka muutokset lopulta hyväksyy.

Open

Laskulta näkee hyväksyntäkierron klikkaamalla rivien yläpuolelta nuolta auki.

Laskulle voidaan lisätä uusi hyväksyjä tai siirtää toiselle hyväksyjälle.

SAAPUNEEN LASKUN HYVÄKSYNTÄ

Lasku hyväksytään tai hylätään näytön alareunassa olevan vihreän kuvakkeen kautta.

Hyväksyntä -valinta on oletuksena, muut vaihtoehdot tulevat valittaviksi viemällä kursori hyväksyntäpainikkeen päälle.

HYLKÄYS / PITOON ASETTAMINEN TAI DELEGOINTI

Laskun hylkääminen, pitoon asettaminen tai siirtäminen toiselle käyttäjälle edellyttää vähintään kaksi sanaa sisältävän selitteen lisäämistä toimenpiteelle:

Tieto toimenpiteestä ja selitteestä välittyy ostoreskontran hoitajalle, joka valvoo kiertoa.

OSTOLASKURIVIN JAKAMINEN

Saapuneen ostolaskun rivi voidaan hyväksyntäkierrolla jakaa kahdeksi tai useammaksi riviksi.

Laskurivin jakaminen mahdollistaa kulurivin kirjaamisen useammalle kirjanpidon tilille tai seurantatasolle, sekä toisaalta laskurivin ohjaamisen hyväksyttäväksi toiselle käyttäjälle esimerkiksi aiheuttamisperiaatteen mukaisesti.

Laskurivi jaetaan + painikkeella, joka löytyy rivisumman vierestä:

Sovellus avaa ikkunan, jossa alkuperäisen ja uuden rivin euromääräinen summa määritellään:

Aseta komento luo lisätyn rivin hyväksyttävälle laskulle:

Lisätty laskurivi tiliöidään ja hyväksytään muiden rivien kaltaisesti. Mahdollinen rivin ohjaaminen hyväksyttäväksi toiselle käyttäjälle on rivikohtaisesti mahdollista summan vasemmalla puolella olevan toimintopainikkeen kautta.

SISÄISEN KOMMENTIN LISÄÄMINEN LASKULLE

Sisäinen viesti voidaan lisätä laskulle kommenttikentän kautta:

Vapaamuotoinen viesti voidaan lisätä yleisesti laskulle, tai se voidaan osoittaa toiselle käyttäjälle ”@käyttänimi” viittauksella. Jos viesti lisätään viitaten käyttäjään, se välittyy käyttäjälle sähköpostitse:

Viestiketju tallentuu laskukohtaisesti ja viestien olemassaolo on nähtävissä kommenttipikakuvakkeessa:

Exflow webissä lisätyt viestit näkyvät heti Business Centralin puolella reskontranhoitajalle ja vastaavasti Business Centralissa lisätyt viesti näkyvät heti laskulla.

LIITETIEDOSTON LISÄÄMINEN LASKULLE

Laskulle voidaan lisätä liitteitä hyväksyntäkierrossa liite -painikkeen kautta:

MUUT LASKUTILAT

Ostolaskujen hyväksyntäsovellus mahdollistaa erääntyvien laskujen tarkastelun oman valikkonsa kautta:

Tulevat laskut luetteloi näytölle laskut, joiden saapuminen hyväksyttäväksi edellyttää hyväksyntäkierrossa edellisen tarkastajan hyväksyntää. Näiden laskujen osalta käyttäjä on osa keskeneräistä hyväksyntäkiertoa.

Pidossa -valinta luetteloi listalle ne laskut, jotka ovat käyttäjälle osoitettuja mutta jotka käyttäjä on asettanut pitoon (selvitykseen).

Käyttäjäkohtaisesti voidaan tarkastella omaa lähiaikaista laskuhistoriaa ”Viimeaikaiset” valikon kautta.

LASKUHISTORIA

Laskuja, joiden hyväksyntäkiertoon käyttäjä on osallistunut, voidaan tarkastella laskun hakutoiminnon avulla:

Hakutekijöitä voidaan lisätä ”Lisää” -painikkeen avulla.

Järjestelmä listaa viimeiset haut haku -painikkeen alle. Haut voidaan tallentaa ja nimetä kuvaavalla nimellä tähtipainikkeesta.