YLEISTÄ
Tämän ohjeen tarkoitus on kuvata perustoiminnallisuuden mukainen myyntitilausten ennakkolaskutusprosessi Business Centralissa.
Myynnin ennakkolaskutus prosessi mahdollistaa asiakaslaskutuksen ennen varsinaisen tavaran tai palvelun toimittamista. Ennakkolaskusta muodostuu aina kirjattu myyntilasku reskontraan.
Kirjanpidollisesti myynnin ennakkolaskutus kirjataan pääsääntöisesti taseen saatuihin ennakoihin, jonka järjestelmä purkaa automaattisesti loppulaskutuksen yhteydessä.
Myyntitilaussidonnaiset ennakkolaskut laaditaan aina Business Centralin myyntitilausnäytöltä.
ENNAKKOLASKUN KÄYTTÖ MYYNTITILAUKSELLA
Ennakkolaskutus aktivoidaan myyntitilauksella määrittämällä Ennakkomaksu -välilehdellä kenttä Ennakkomaksuprosentti. Ennakkomaksuprosentiksi voidaan määritellä haluttu osuus laskun kokonaissummasta:
Ennakkomaksuprosentin määritys päivittää myyntitilauksen riveille automaattisesti rivikohtaisen ennakkomaksuprosentin sekä rivikohtaisesti laskutettavan euromäärän.
Ennakkolaskutus on mahdollista tehdä vain riveille, joilla on ennakkomaksuprosentti ja joilla on laskuttamatonta ennakkolaskuosuutta.
ENNAKKOLASKUN KOKONAISARVON MÄÄRITYS
Ennakkolaskutettavaksi määritellyn myyntitilauksen ennakkolaskutuksen euromääräinen kokonaissumma voidaan määrittää myyntitilauksen tilasto -näytön kautta:
Tilaston ennakkomaksu -välilehdellä on automaattisesti kokonaissumma, jonka järjestelmä on laskenut käyttäjän antaman ennakkomaksuprosentin perusteella. Muuttamalla tätä kenttää, käyttäjä voi määrittää ennakkolaskun täsmällisen summan. Laskutettava summa voi poiketa ennakkomaksuprosentin mukaisesta summasta.
Ennakkolaskun kokonaissumma määritellään verottomana tai verollisena myyntitilauksen ohjausten mukaisesti. Verokanta määräytyy ennakkolaskutuksessa käytettävän saatujen ennakkojen kirjanpitotilin ohjausten mukaisesti.
ENNAKKOLASKUN PÄIVÄYS JA MAKSUEHDOT
Ennakkolaskun päiväys määritellään myyntitilauksen asiakirjan päivämäärä -kentässä.
Maksuehto ennakkolaskulle tulee oletusarvoisesti asiakkaan maksuehtojen takaa, mutta siitä voidaan poiketa ennakkolaskutus -välikkeellä asetettavilla eräpäivä -tiedoilla:
ENNAKKOLASKUN LASKUTUS
Myynnin ennakkolasku muodostetaan myyntitilaukselta komennolla ”Kirjaa ennakkomaksulasku…”:
Myynnin ennakkolaskutus luo järjestelmään kirjatun myyntilaskun, jonka voidaan toimittaa asiakkaalle postitse, sähköpostitse tai sähköisesti.
Kirjatulle myyntilaskulle ei tulostu perusjärjestelmässä myyntitilauksen nimikerivit, vaan ennakkolaskutuksessa käytettävän pääkirjanpidon tilin kuvaus:
ENNAKKOLASKUTETTU TILAUS
Ennakkolaskutettu tilaus muuttuu tilaan ”Odottaa ennakkomaksua”. Tila voidaan päivittää manuaalisesti vapautetuksi suorituksen saapuessa.
Rivitiedoissa näytetään rivikohtaisesti tilausrivin arvo, ja siihen liittyvä ennakkomaksun osuus sekä ennakkona laskutettu osuus:
Tilaukseen liittyvät laskutetut ennakkolaskut löytyvät ja on tulostettavissa navigoi -painikkeen takaa:
Laskuluettelolla suljettu sarake kertoo, onko asiakas maksanut laskutetun ennakon:
KAKSIOSAINEN ENNAKKOLASKUTUS
Myyntitilaus voidaan laskuttaa ennakkona useassa vaiheessa, esimerkiksi ensin 50 % ja toisessa vaiheessa 30 %. Tällöin myyntitilauksella muutetaan ennakkolaskutusprosentti vastaamaan kumulatiivista ennakkolaskutuksen prosenttia 50 % + 30 % => 80 %
Ennakkolaskutusprosentin päivitys päivittää tiedon myös rivitasolle, ja laskee ennakkolaskutettavaksi kokonaissummaksi 800 euroa. Aiemmin on laskutettu 500 euroa. Uusi ennakkolasku luodaan oletusarvoisesti 300 euron suuruisena:
ENNAKKOLASKUTETUN TILAUKSEN LISÄRIVIT
Ennakkolaskutetulle tilaukselle voidaan lisätä tarvittava määrä uusia myyntirivejä. Tämä edellyttää myyntitilauksen tilan uudelleen avaamista.
Ennakkolaskutetulla tilauksella lisärivit saavat automaattisesti tilauskohtaiset ennakkolaskutus ohjaukset, eli järjestelmä olettaa, että myös lisätyt rivit ennakkolaskutetaan:
Jos ennakkolaskutusta ei haluta enää tehdä lisäriveistä, tulee kyseisiltä riveiltä poistaa ennakkolaskutusprosentti:
ENNAKKOLASKUTETUN TILAUKSEN LOPPULASKUTUS
Ennakkolaskutettu tilaus tulee aina toimittaa ja laskuttaa kokonaisuudessaan, siinäkin tapauksessa että loppulasku olisi nolla euroa. Tämä siksi, että vasta tilauksen laskutus kirjaa myydyt tuotteet tai palvelut liikevaihtoon.
Tilauksen loppulaskutus toteutetaan kirjaamalla tilauksen laskutus
Loppulaskutuksen yhteydessä järjestelmä automaattisesti vähentää tilaukselta kirjatut ennakkolaskutetut summat laskun loppusummasta:
