YLEISTÄ

Tämä ohje koskee ExFlow -ostolaskujen hyväksyntäprosessia Business Centralissa

EXFLOW HYVÄKSYJÄN ROOLI

Exflow -ostolaskut voidaan hyväksyä joko Exflow Web -sovelluksessa tai suoraan Business Centralissa hyödyntämällä Exflow -hyväksyjä roolia. Exflow hyväksyjän roolilla löytyvät tarvittavat pinot aloitusnäkymästä.

SAAPUNEET OSTOLASKUT JA NIIDEN KÄSITTELY

Hyväksyttävänä omalla käyttäjällä olevat ostolaskut löytyvät pinosta ”Hyväksyttäväksi”.

Lasku voidaan avata riviltä klikkaamalla Asiakirjan nro. -kentän tietoa.

Tarvittaessa käyttäjä voi lisätä tai muuttaa esimerkiksi seurantatasoja laskun luonteen mukaisesti. Tieto muutoksista välittyy ostoreskontran hoitajalle, joka muutokset lopulta hyväksyy.

SAAPUNEEN LASKUN HYVÄKSYNTÄ

Lasku hyväksytään tai hylätään näytön yläreunassa olevien otsikoiden kautta.

Laskun hyväksyjät ovat nähtävissä laskun kuvan alta ”Hyväksyjän rivit” näkymästä:

HYLKÄYS / PITOON ASETTAMINEN TAI DELEGOINTI

Lisää toimintoja löytyy ”Toiminnot > Valinnan kanssa” toiminnosta:

”Eteenpäin” siirtää toiselle käyttäjälle ja ”Lisää hyväksyjä” lisään uuden hyväksyjän kiertoon.

Laskun hylkääminen, pitoon asettaminen tai siirtäminen toiselle käyttäjälle edellyttää selitteen lisäämistä toimenpiteelle:

Tieto toimenpiteestä ja selitteestä välittyy ostoreskontran hoitajalle, joka valvoo kiertoa.

OSTOLASKURIVIN JAKAMINEN

Saapuneen ostolaskun rivi voidaan hyväksyntäkierrolla jakaa kahdeksi tai useammaksi riviksi.

Laskurivin jakaminen mahdollistaa kulurivin kirjaamisen useammalle kirjanpidon tilille tai seurantatasolle, sekä toisaalta laskurivin ohjaamisen hyväksyttäväksi toiselle käyttäjälle esimerkiksi aiheuttamisperiaatteen mukaisesti.

Laskurivi jaetaan rivin toiminnon ”Rivi > Jaa rivi” avulla.

Sovellus avaa ikkunan, jossa uuden rivin euromääräinen summa määritellään:

OK komento luo lisätyn rivin hyväksyttävälle laskulle:

Lisätty laskurivi tiliöidään ja hyväksytään muiden rivien kaltaisesti.

SISÄISEN KOMMENTIN LISÄÄMINEN LASKULLE

Sisäinen viesti voidaan lisätä laskulle laskun kuvan alta löytyvän kommenttiosan kautta:

Vapaamuotoinen viesti voidaan lisätä yleisesti laskulle, tai se voidaan osoittaa toiselle käyttäjälle ”@käyttänimi” viittauksella. Jos viesti lisätään viitaten käyttäjään, se välittyy käyttäjälle sähköpostitse.

Viestiketju tallentuu laskukohtaisesti ja on näkyvissä Kommenttiosassa.

LIITETIEDOSTON LISÄÄMINEN LASKULLE

Laskulle voidaan lisätä liitteitä laskun kuvan alla olevan ”Saapuvat asiakirjatiedostot” näkymän kautta:

MUUT LASKUTILAT

Ostolaskujen hyväksyntänäkymä mahdollistaa erääntyvien laskujen tarkastelun oman pinonsa kautta.

Tulevat laskut luetteloi näytölle laskut, joiden saapuminen hyväksyttäväksi edellyttää hyväksyntäkierrossa edellisen tarkastajan hyväksyntää. Näiden laskujen osalta käyttäjä on osa keskeneräistä hyväksyntäkiertoa.

Pidossa -valinta luetteloi listalle ne laskut, jotka ovat käyttäjälle osoitettuja mutta jotka käyttäjä on asettanut pitoon (selvitykseen).

Käyttäjäkohtaisesti voidaan tarkastella omaa lähiaikaista laskuhistoriaa ”Äskettäin hyväksytyt” valikon kautta.

¹

^I