...
KENTTÄ | SELITE | PAKOLLISUUS | TARKASTUS SUOSITUS |
Käyttäjätunnus | ExFlow -käyttäjätunnus |   |   |
Käyttäjänimi | - |   |   |
Sähköposti | Sähköpostiosoite, johon ilmoitukset / muistutukset lähetään | ||
Kielikoodi | Käyttäjän kielisyys | ||
Asetetun hyväksynnän asiakas | Oletus: ExFlow WEB. Määrittää tehdäänkö hyväksyntä Business Centralissa vai erillisessä Web -sovelluksessa | ||
Liittyvän oston koodi | Käyttäjään liittyvä BC:n Ostajan / Myyjän koodi | ||
Täysi asiakirjaoikeus | Käyttäjällä oikeus kaikki hyväksyntäkierron ostolaskuihin kaikissa Business Centralin yrityksissä | ||
Järjestelmän käyttäjä | - | ||
Estetty | Mahdollisuus estää käyttäjän pääsy ExFlow -sovellukseen | ||
Hyväksymättömät asiakirjat | Lähetetäänkö käyttäjälle muistutus tarkastettavista laskuista | ||
Kommenttiosa | Lähetetäänkö sähköposti ostoasiakirjakohtaisista kommenteista, joissa käyttäjä mainittu | ||
Ota haku nimen mukaan pois käytöstä | - | ||
RIVITASO | |||
Yrityksen nimi | Yritykset, joissa käyttäjä aktiivisena ExFlow -käyttäjänä |   |   |
Tiliöintisäännön nimi | Mahdollisuus määrittään tiliöintisääntö, jolla ohjataan mitä kp-tilejä, nimikkeitä, kulunimikkeitä käyttäjä Web -sovelluksessa näkee |   |   |
Käyttöoikeuksien rooli | Käyttöoikeuksien taso ExFlowssa: Admin: Pääkäyttäjä, kaikki oikeudet Hyväksyjä Super: Kaikki oikeudet Hyväksyjä Power: Käyttäjä näkee vain omat laskunsa Hyväksyjä: Ei oikeutta muuttaa tiliöintiä, jakaa rivejä tai muuttaa hyväksyntäkiertoa | ||
Dimensiosuodatukset | Määrittää käyttäjän käytettävissä olevat dimensiot | ||
Korvattu käyttäjä | Poistuneen käyttäjän korvaaja. Käyttäjän avoimet laskut ja hyväksyntähistoria siirrettävissä korvaajalle | ||
Suurin sallittu hyväksyttävä summa | Käyttäjäkohtainen euromääräinen rajoite hyväksyttäville summille | ||
Estetty | - |
...
Ostoreskontranhoitaja hyväksyy muutokset ”Vahvista muutokset” -toiminnolla, joka tulee aina tehdä ennen laskujen vientiä reskontraan, mikäli laskuja on ”hyväksytty” tilassa:
...
Laskujen vahvistus muuttaa hyväksyntäkierrossa muuttumattomien ostolaskujen statuksen arvoon ”Valmis kirjattavaksi”, jolloin lasku voidaan kirjata reskontraan. Jos laskuille on tehty muutoksia hyväksyntäkierrossa nousevat nämä laskut listaksi, josta tulee päivittää kerralla kaikkien laskujen tai yhden laskun muutokset.
...
...
Exflown asetuksissa voidaan määritellä myös siten, että hyväksyntäkierrossa muuttamattomat laskut menevät ”Hyväksytty” tilan sijaan suoraan ”Valmis kirjattavaksi” tilaan ja vain muutoksia sisältävät laskut tulee käsitellä ”Vahvista muutokset” toiminnolla.
”Valmis kirjattavaksi” tilassa oleva raportti lasku voidaan kirjata joko ”Kirjaa erä” -toiminnalla tai yksi lasku kerrallaan Toiminnot > Kirjaus > Kirjaus. ”Kirjaa erä” toiminnossa voidaan suodattaa vain tietyt laskut mukaan kirjaukseen. Ilman suodattimia toiminta kirjaa kaikki ”Valmis kirjattavaksi” tilaiset. 
Jos laskuja on tarve muokata vielä hyväksyntäkierron jälkeen, tulee se tehdä vastan muutosten vahvistamisen jälkeen eli ”Valmis kirjattavaksi” tilassa. Laskun tiliöintiä, dimensioita tai muita tietoja on mahdollista muokata vielä tässä kohtaa jos se asetettu sallituksi tausta-asetuksissa.
Laskun muokkaus tapahtuu laskun kortilla.
...
Laskun riveille voidaan lisätä esimerkiksi dimensioita, jaksotuksia tai muuttaa summaa ilman, että hyväksyntäkiertoa tarvitsee käynnistää uudelleen. Myös rivin tiliöintiä voi muokata, mutta kirjanpidon tilin vaihto nollaa rivin muut tiedot, joten ne tulee syöttää uudelleen.
Mikäli laskulle tulee lisätä uusi rivi, tulee sille määrittää hyväksyntämalli riville:
...
Laskun uusi rivi voidaan sen jälkeen joko kuitata valmiiksi itse ylläpitäjän oikeuksin tai laittaa hyväksyntäkiertoon (vain tämä rivi). Laskun rivin kuittaus valmiiksi voidaan tehdä rivin kautta navigoimalla ”Exflow hyväksyntä” näkymään:
...
Hyväksyntämalli tai yksittäinen hyväksyjä voidaan antaa myös suoraan tässä näkymässä riville. Jos laskun rivi halutaan kuitata valmiiksi, klikataan yläpalkista ”Valmis” painiketta. Tällöin tulee antaa kommentti ja valita merkitäänkö vain tämä yksi rivi vai kaikki valmiiksi. Rivin lisäyksen yhteydessä riittää tämän yhden rivin merkintä valmiiksi.
...
Kun rivejä on muokattu ja mahdollinen uusi rivi on kuitattu hyväksytyksi, laskun pitäisi taas olla ”Valmis kirjattavaksi” tilassa ja se voidaan kirjata.
Lasku ja laskun kuva reskontrassa
...
Toimittajakohtainen oletustili
Toimittajan kortille taakse voidaan määrittää oletustili, jolle toimittajan laskut oletusarvoisesti kirjataan:
...
...
Samassa näkymässä voidaan määrittää toimittajakohtainen oletushyväksyntä malli tai oletustilin sijaan oletustiliöintimalli. Asetuksien kortilla (muokkaa painikkeesta) voidaan muitakin asetuksia määrittää toimittajakohtaisesti poikkeamaan perusasetuksista.
Tiliöintimalli
ExFlow mahdollistaa tiliöintimallien käytön, joka voidaan lisätä laskulle manuaalisesti tai se voidaan kytkeä toimittajan perustietoihin.
...