YLEISTÄ

Tämä ohje koskee Business Centralissa kirjatun , jossa järjestelmään kirjattu vastaanottomäärä on suurempi kuin todellinen toimitus.

Järjestelmään liian pienellä määrällä kirjatut toimitukset voidaan kirjata uusina vastaanottoina tilaukseen liittyen, joten niiden käsittelyyn ei tässä ohjeessa käsitellä.

VASTAANOTON KORJAUSPROSESSI

Virheellisen vastaanoton korjausprosessiin vaikuttaa keskeisesti se, onko koko vastaanotettu erä korjaushetkellä edelleen vastaanottovarastossa vai onko osa siitä kulutettu tai siirretty toiseen varastoon.

Tässä ohjeessa kuvataan molemmat tilanteet.

Varastossa olevan vastaanottoerä

Jos vastaanottoerä on kokonaisuudessaan varastossa korjaushetkellä, tehty vastaanotto voidaan peruuttaa kirjatulta vastaanotolta ”Peruuta vastaanotto” funktiolla. Funktio peruuttaa vastaanoton, jonka jälkeen vastaanotto voidaan kirjata oikealla määrällä:

Ostotilaus ja vastaanotettu määrä

Ostotilaukseen liittyvän vastaanotetun määrän voi tarkastaa ostotilausriviltä kentästä ”Vastaanotettu määrä”.

Alla esitetyssä tilanteessa vastaanotetuksi on kirjattu 25 kpl Athens -työpöytiä:

Vastaanotetun erän varastosaldon tarkastus

Jos vastaanotettu määrä on kokonaisuudessaan varastossa, johon vastaanotto on kirjattu voidaan käyttää ”Vastaanoton peruutus” -funktiota kirjatulta vastaanotolta.

Kokonaiserän saatavuuden tarkastus voidaan tehdä nimiketapahtumalta:

Vastaanoton peruutus

Kirjattu vastaanotto voidaan peruuttaa ostotilaukseen liittyvältä ”Kirjattu vastaanotto” -dokumentilta. Kirjatulle vastaanotolle voidaan siirtyä ostotilauksen Navigoi -valikon kautta:

Kirjatulla vastaanotto dokumentilla on rivitasolla funktio, jolla varastossa olevan vastaanottoerän kirjaus voidaan peruuttaa:

Järjestelmä kirjaa automaattisesti vastaanoton peruutuksen. Peruutus tehdään luomalla vastaanotolle vastakkainen tapahtuma:

Nimiketapahtumilla sekä vastaanotto että peruutus ovat omia tapahtumiaan:

Tapahtumat kohdistuvat automaattisesti toisiinsa, jolloin vastaanoton varastovaikutus on nollautunut.

Peruutus nollaa myös ostotilaukselle rekisteröidyn vastaanoton määrän, ja vastaanotto voidaan kirjata uudelleen oikealla määrällä:

Varastossa kulutettu vastaanottoerä

Business Central sallii ylläkuvatun vastaanoton peruutuksen ainoastaan tilanteessa, jossa vastaanottoerä on edelleen vastaanottovarastossa. Jos tuote on kulutettu tai siirretty toiseen varastoon yllä kuvattua peruutusta ei voida tehdä.

Tässä tilanteessa koko vastaanottoerää ei enää peruuteta, vaan se laskutetaan kokonaisuudessaan. Laskun käsittelyn yhteydessä laskulle luodaan kuitenkin manuaalisesti negatiivinen rivi, jolla määrä korjataan oikeaksi. Kirjaukset tehdään laskutetun yksikkökustannuksen mukaisesti.

Tällä tavoin varaston määrä sekä vastaanotetun määrän omakustannushinta menevät järjestelmässä oikein.

Ostotilaus ja vastaanotettu määrä

Ostotilaukseen liittyvän vastaanotetun määrän voi tarkastaa ostotilausriviltä kentästä ”Vastaanotettu määrä”.

Alla esitetyssä tilanteessa vastaanotetuksi on kirjattu 30 kpl Athens -työpöytiä:

Vastaanotetun erän varastosaldon tarkastus

Kokonaiserän saatavuuden tarkastus voidaan tehdä nimiketapahtumalta. Esimerkissä jäljellä 30 kappaleen vastaanotosta on enää 13 kappaletta:

Vastaanoton oikaisu ostolaskulla

Laskutuksen yhteydessä huomataan, että toimittaja laskuttaa vain 25 kpl, mikä todetaan oikeaksi määräksi. Alkuperäistä vastaanottoa ei voida enää peruuttaa, koska koko erä ei ole enää vastaanottovarastossa.

Tässä tilanteessa vastaanoton oikaisu tulee tehdä ostolaskulla:

• Vastaanotettu määrä kirjataan kokonaisuudessaan laskulla olevalla yksikkökustannuksella

• Laskulle lisätään manuaalisesti negatiivinen rivi, joka oikaisee määrän oikeaksi. Oikaisurivillä käytetään laskun mukaista yksikkökustannusta

Muulla tavoin toimittaessa vastaanotettu ostotilaus jää avoimeksi ja/tai tuotteen omakustannushinnan muodostuminen vääristyy.

Alla kuvattu vastaanotetun määrän korjaaminen 30 kappaleesta 25 kappaleeseen. Avoimelle ostolaskulle on poimittu laskutettavaan tilaukseen liittyvä vastaanotettu määrä:

Ostolaskun riville lisätään manuaalisesti negatiivinen rivi, jolla vastaanotettu määrä sekä laskun kokonaisarvo oikaistaan. Yksikkökustannuksena käytetään laskun mukaista summaa:

Ostolaskun kirjaus käsittelee avoimen tilauksen loppuun, sekä päivittää varastoon oikeat määrä laskutuksen mukaisella kustannuksella.

Lopputulos voidaan tarkastaa nimiketapahtumilta:

Huomataan, että varastoon jää oikea määrä 30 – 5 – 17 = 8 kpl (vastaanotto – korjaus – toimitus)

Jokainen rivi on käsitelty laskutuksen mukaisella omakustannushinnalla 784,60 eur

¹

^I