Intrastat ilmoittamisen käyttöönotto

Business Centralin vanha Intrastat-ilmoittaminen poistuu uudesta versiosta 2024 lopussa, jonka takia tulee ottaa käyttöön uusi Intrastat-raportointi. Alle on koottu ohjeistus uuden Intrastat-raportoinnin käyttöönottoa varten.

Kun uusi Intrastat-ilmoittaminen otetaan käyttöön, vanhaa ei pystytä enää käyttämään.

Uudessa raportoinnissa on korvattu Kumppanin tyyppi-kenttä Intrastat-kumppanin tyyppi-kentällä. Myös raportoinnin puolella on tarkistettu sekä päivitetty tapahtumien luonteiden koodit vastaamaan EU:n vaatimuksia.

Myös raportoinnin asetuksia on laajennettu ja asetuksissa pystyy määrittämään jatkossa oletusasetukset tapahtumatyypeille sekä kuljetusmuodoille.

 Ohjeen lopusta löytyy kuinka määrittää tarkistusluettelot, jotka helpottavat virheiden tarkastamista Intrastat-ilmoituksella sekä kuinka pystytään automatisoimaan alkuperämaa.

Intrastat raportin asetukset

Intrastat raportoinnin voi ottaa käyttöön ohjatun määritysten kautta (Asetusten ohjattu määritys-Määritä Intrastat raportointi) tai vaihtoehtoisesti suoraan Intrastat-raportin asetuksissa

Aloitetaan raportoinnin määrittely Intrasta raportin asetuksista

1. Yleiset raportointiin liittyvät

2. Oletustapahtumat

Tässä kohdassa voit määrittää oletuksia eri taulukon kentille.

Open

3. Raportointi

Raportoinnin puolella tehdään määritykset tiedonsiirtoa varten. Ohjelmasta löytyy valmiiksi tiedonsiirtomääritys Suomen Intrastat-ilmoittamista varten. Tämän saa tehtyä ylhäältä Luo oletustiedonsiirtomääritys.

Raportoinnissa valitsemalla Jaa Vastaanotot/Toimitukset-tiedostot muodostuu omat tiedostot vastaanotoista sekä toimituksista, joka tulee olla käytössä Tullille ilmoittamista varten.

Open

4. Numerointi

Intrastat-raporttia varten tulee tehdä uusi numerosarja NROSARJA taulukkoon, josta muodostetaan raporteille omat tunnukset

5. Tiedoston määritys

Suomen tulli vaatii Tullikoodin sekä Yrityksen sarjanumeron tiedoston muodostuksessa, jotka tulee määrittää tullilta saadun tiedon mukaisesti asetuksiin.

Toimittaja- ja asiakastiedot

Toimittajien sekä asiakkaiden osalta tiedoissa tulee olla Intrastat-kumppanin tyyppinä joko Yritys tai Henkilö.

Tämä tieto löytyy toimittaja- ja asiakaskortilta kohdasta Maksut.

Lisäksi toimittajalle sekä asiakkaalle voidaan määrittää oletustapahtumatyypit ostolle sekä palautukselle sekä kuljetusmuoto.

Maat ja alueet

Maat/alueet luettelossa on tarkistettava Intrastat-ilmoituksilla käytettävät maakoodit EU

Tavaranimikkeet

Tavaranimikkeisiin tulee luoda tullin nimikkeistön mukaiset koodit, jotka ovat käytössä. Nimikkeistö löytyy https://tilastot.tulli.fi/nimikkeistot-ja-luokitukset/cn-nimikkeisto

 Lisäämällä tavaranimikkeiden takana valinnan Täydentävät tiedot kohtaan, kertoo tämä että Tulli vaatii koodille esimerkiksi lisämittayksikön. Samalla voidaan asettaa Tullin vaatima mittayksikkö, joka tämän jälkeen periytyy nimikekortille tavaranimikkeen valinnan yhteydessä.

Kuljetusmuodot

Business Centralissa on seitsemän valmiiksi määritettyä kuljetusmuotoa, jotka vastaavat Tullin kuljetusmuotojen numerointia. On kuitenkin tärkeää tarkistaa, että nämä vastaavuudet ovat oikein sekä ajantasaisia.

(Tullin 2024/11 kuljetusmuodot)

Kauppatapahtumien luonne

Business Centralissa määritetään kauppatapahtumien luonteet, joita käytetään myynti- ja ostoasiakirjojen ulkomaankauppa-välilehdellä. Näitä luonteita käytetään Intrastat-ilmoituksissa, ja useita valmiiksi luotuja vaihtoehtoja on jo saatavilla ohjelmassa.

On kuitenkin suositeltavaa käydä läpi nämä valmiit luonteet ja verrata niitä Tullin listaukseen, jotta varmistetaan kaikkien tarvittavien tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus. Voit tarkistaa Tullin listauksen kauppatapahtumien luonteista
https://tilastot.tulli.fi/intrastat/ilmoituskohtaiset-tiedot/jaottelu-liiketoimen-luonteen-mukaan

                    
Nimikkeiden määritys 

Nimikkeillä tulee olla määritettynä Intrastat-raportointia varten seuraavat tiedot

Kustannukset ja kirjaus- välilehdellä

1. Tavaranimike: Tullin nimikkeistön mukaisesti

2. Lisämittayksikkö: Käytä tätä, jos haluat täydentää perusmittayksikköä.

3.  Alkuperämaan/-alueen koodi: Määritä nimikkeen alkuperämaa tai -alue.

Jos haluat jättää tietyn nimikkeen kokonaan pois Intrastat-raportoinnista, voit sulkea sen pois valitsemalla Sulje pois Intrastat-raportista-valintaruudun nimikkeet-välilehdellä.

Varasto-välilehdellä

1. Nettopaino: Määritä nimikkeen nettopaino

Lisäksi on mahdollista määrittää seuraavia tietoja Intrastat-raportointia varten:

Hyödykekoodit: Tulli- ja veroviranomaiset ovat määrittäneet numerokoodit, jotka luokittelevat nimikkeet ja palvelut. Nämä koodit voidaan määrittää nimikkeissä.

Alueet: Lisätietoja maista ja alueista.

Tulo-/lähtöpaikat: Määritä sijainnit, joihin toimitat tai vastaanotat nimikkeitä muihin maihin /alueille tai muista maista/alueilta. Lentoasema on esimerkki tulo- tai lähtöpaikasta. Tulo- tai lähtöpaikat annetaan myynti- ja ostoasiakirjoihin Ulkomaankauppa-pikavälilehdessä. Nämä tiedot kopioidaan nimiketapahtumista Intrastat-ilmoituksen luomisen yhteydessä.

Lisämittayksikkö: Intrastat-raportoinnin tavaroiden määrä voi olla joko nettopaino (kiloina) tai lisäyksikkö. Jos tarvitaan lisäyksiköitä, ne on määritettävä nimikkeille ja käyttöomaisuudelle.

Lisämittayksiköt voidaan määrittää jo valmiiksi tavaranimikkeen taakse (kts. kohta Tavaranimikkeet).

Käyttöomaisuuden määrittäminen

Jos Intrastatilla tulee ilmoitettavaksi käyttöomaisuuden eriä, nämä määritetään käyttöomaisuuden kortin takana kohdassa Intrastat jonka jälkeen tiedot siirtyvät mukaan Intrastat ilmoitukselle.

Raportointi

Uusi raportointityökalu löytyy Business Centralissa nimellä Intrastat-raportit.

Tilastojakso tulee olla muodossa VVKK eli ensimmäisenä vuosi ja sitten kuukausi.

Tämän jälkeen haetaan ajanjaksolle rivit Ehdota rivejä toiminnallisuudella

Toiminnallisuus tuo rivit näkyville vastaanotot ja toimitukset halutulta ajanjaksolta. Kun tiedot ovat kunnossa luodaan tiedostot, jotka raportoidaan Tullille.

Toiminnot välilehdeltä saa myös Navakan toteuttaman tulostettavan version raportista Viennin ja Tuonnin osalta.

Tarkistusluettelon määrittäminen

 Intrastat-raportin tarkistusluettelo on Business Centralin ominaisuus, joka auttaa varmistamaan, että kaikki tarvittavat tiedot on syötetty oikein ennen raportin lähettämistä. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen, koska se vähentää virheiden mahdollisuutta ja varmistaa, että raportit täyttävät paikalliset säädökset.

Tarkistusluettelon määrittäminen Business Centralissa:

1. Avaa Business Central ja siirry kohtaan "Intrastat-asetukset".

2. Valitse "Intrastat-raportin tarkistusluettelo".

3. Lisää tarvittavat tarkistuskohdat, kuten kenttänumerot ja suodatinilmaisut. Voit esimerkiksi määrittää, että tietty kenttä ei saa olla tyhjä.

Kun tarkistusluettelo on määritetty, voit käyttää sitä tarkistamaan Intrastat-raportin ennen sen lähettämistä. Tämä auttaa varmistamaan, että kaikki pakolliset kentät on täytetty ja että tiedot ovat oikein

Esimerkki määrityksestä kun halutaan varmistaa että tietyllä nimikkeellä on täytetty lisämittayksikkö

Kenttänumero: Valitse kenttä, joka vastaa lisämittayksikköä (esim. "Lisämittayksikkö"). Helpoin etsiä Kentän nimestä avautuvalla kenttähaulla

Suodatinilmaisu: Määritä suodatin, joka varmistaa, että kenttä ei ole tyhjä. Voit käyttää suodatinta kuten <>'' varmistaaksesi, että kenttä on täytetty. Lisäksi valitaan Tavaranimike suodattimeen joka halutaan tarkistaa

Kun Intrastat-raportilla tämän jälkeen ajetaan Tarkistusluetteloraportti, muuttuu virheelliset rivit punaisiksi ja nämä voi Suodata virherivit-toiminnolla ottaa lisäkäsittelyyn.

Alkuperämaan automatisointi

Business Centralissa Intrastat-ilmoittamisen alkuperämaan automatisointi on suunniteltu helpottamaan yritysten EU-kaupan raportointia. Tämä automatisointi perustuu tavaroiden ja palveluiden alkuperämaan tietojen tallentamiseen ja hyödyntämiseen myynti- ja ostotapahtumissa.

Toimenpiteet alkuperämaan automatisointiin:

1. Alkuperämaan määrittäminen tuotteille: Ensimmäinen askel on määrittää alkuperämaa jokaiselle tuotteelle tai palvelulle. Tämä voidaan tehdä tuotteen kortilla, jossa alkuperämaa tallennetaan osana tuotetietoja.

2. Ostotapahtumien käsittely: Kun tuotteita ostetaan, alkuperämaa voidaan automaattisesti tallentaa ostotilaukselle ja ostolaskulle. Tämä tieto siirtyy automaattisesti Intrastat-raportointiin.

3. Myyntitapahtumien käsittely: Myyntitapahtumissa alkuperämaa voidaan automaattisesti lisätä myyntitilaukselle ja myyntilaskulle. Tämä varmistaa, että oikeat tiedot ovat käytettävissä Intrastat-raportoinnissa.

4. Intrastat-raportin luominen: Kun kaikki tarvittavat tiedot on tallennettu, Intrastat-raportti voidaan luoda automaattisesti. Business Central kerää ja yhdistää tiedot myynti- ja ostotapahtumista, mukaan lukien alkuperämaatiedot, ja luo valmiin raportin.

5. Raportin tarkistaminen ja lähettäminen: Ennen raportin lähettämistä viranomaisille, se kannattaa tarkistaa mahdollisten virheiden varalta. Business Central tarjoaa työkaluja raportin tarkistamiseen ja korjaamiseen tarvittaessa.

Automatisoimalla nämä vaiheet Business Centralissa, yritykset voivat vähentää manuaalista työtä ja virheiden riskiä, mikä tekee Intrastat-ilmoittamisesta sujuvampaa ja tehokkaampaa.